Les Volcaniques 2017

[sigval]

Jcrois pas. Ou alors j'étais trop occupé à t'admirer mon chou.

Après c'est pas dit pareil mais le contenu est complètement le même que ton message hein ^^


Sigou !

[K-Az]

C'est le "plus ou moins" qui est génant dans cette initiative...

La base du message est ok, deux-trois formules à rendre plus friendly et de la précision sur les moyens de com et ça sera ok.

Je veux bien me mettre en orga Gégén pour celle là (avec Gilles si j'ai bonne mémoire), mon absence le jour J changera pas grand chose comme ça.

K-Az

[Deubeulle Ouane]

Nice. J'ai balancé plus ou moins la même chose à tgcm hier.


Sigou !

On avait pas dit qu'on faisait un paragraphe global avant de balancer aux éditeurs/orgas potentiels histoire d'être sûr que nos violons soient bien accordés?

Si ! Sigou s'est un peu emballé C'est lui qui négociera avec tgcm si jamais il y a des incohérences entre ce que l'on veut proposer et ce qu'il a proposé lui-même un peu rapidement... 

[sigval]

J'assumerai effectivement. En fait j'ai dit plus ou moins parce que tout est pareil que Joss mais pour le PAF incompressible de 25€ j'ai dit que y'aurait moyen de négocier sur la partie goodies/lots s'il compte proposer ses propres lots. Et de même qu'il aurait accès à un stand (mais précision que Stonehenge ne garantissait pas qu'il vende car rappel = tournoi et non convenion).
Sinon c'est identique, quoi qu'un peu plus friendly de mon côté ^^


Sigou !

[Deubeulle Ouane]

Sinon Kaelis, je pense comme K-Az, quelques phrases à polir un peu dans la forme mais sinon le contenu est bon.

@K-Az ? Je suis prêt.

[PEC]

Donc vous voulez ouvrir à d'autres gens ? Compliqué, mais bon...
Niveau tables, on est bon ? L'OMS est bien ouvert en été pour des tables sup ? Sinon faudra louer...

Je changerai 2-3 trucs :

Au niveau de l'organisation:
- nous attendons à ce que vous soyez en capacité d'organiser dans de bonnes conditions un tournoi/une campagne sans que nous ayons à intervenir. Vous devrez en premier lieu nous donner le déroulement de votre événement (nombre de joueurs espérés, nombre de rondes, durée d'une ronde, besoins en place, nombre de tables et chaises, etc...). Nous reviendrons ensuite vers vous pour voir comment nous pouvons vous inclure à l'événement.
Pour tout ce qui est interne à votre tournoi (les scénarios, les inscriptions, etc...), nous vous laissons tout gérer.

- pour les inscriptions, nous avons deux conditions non-négociables et sur lesquelles nous seront intraitables:
1°) Le PAF est de 25€/personne. Il comprend la location de la salle, les repas, les goodies et trophées/médailles qui seront remis à la fin de votre tournoi, etc... Il devra être envoyé par les inscrits, par chèque uniquement à l'ordre de l'association Stonehenge, à une adresse que nous ferons passer plus tard.
Le PAF ne comprend normalement pas de lots par tournoi, hormis des médailles et des coupes pour les premiers et prix spéciaux (peinture, ...) 
2°) Votre tournoi/campagne sera enregistré sur T3, soit en annonce simple si votre communauté est allergique à ce système (auquel cas les inscriptions et gestion des inscrits seront intégralement à votre charge), soit en annonce de tournoi. Nous avons un compte premium et pourrons vous placer en co-organisateur, vous pourrez donc gérer en live. (pour laisser le choix aux gens, comme le tournoi BB qui est une simple page d'accueil par rapport aux autres tournois)

Ras pour le reste.
Après, il faut sacrément blinder. La question des lots est très épineuse. On avait réglé le souci l'année précédente avec les médailles/trophées, qui réglaient le souci de la part du PAF à appliquer... on gérait l'intégralité des 25€, ce qui avait permis ainsi de voir ensuite avec le côté bouffe.
Comment résoudre par exemple le PAF envoyé à Stonehenge si le gars achète des lots de son côté ? Faudra lui rembourser une fois sur place ? Contre facture ?
Et avant de promettre la lune aux gens (stands et autres), il faut d'abord regarder ce qu'on peut vraiment faire en terme de capacité d'accueil et de place...

Vous me rajoutez dans l'orga générale, ou je vous laisse tout gérer cette année ?

[Kaelis]

Je prends en compte vos divers avis ;=)
Sigou, c'est pas pour t'embêter, et vu que tu gères avec eux, pas de soucis! C'est juste pour qu'on soit bien sur la même ligne directrice!

+1 pour la question des lots des tournois "à part". Pour moi on peut gérer deux choses:
- pas de lots, des goodies
- remboursement le jour J avec les factures envoyées quelques jours avant l'évenement pour éviter les prises de têtes le jour même

Vous me rajoutez dans l'orga générale, ou je vous laisse tout gérer cette année ?

Parce que t'es pas à l'orga générale? Pas compris!

[Deubeulle Ouane]

@PEC l'idée est de faire en sorte de maximiser la place qu'il nous reste après les 3 gros tournois, histoire de ne pas faire une manif' avec un peu de vide et être sûr que ça remboursera les sommes engagées. On est partis sur l'idée d'externaliser sur de petits tournois (genre 12 personnes max a priori) avec des jeux n'ayant pas encore de grosses manif' pour eux style Eden, Briskars, X-Wing. Tout ça est conditionnel, si ça intéresse les boites concernées ou des clubs/boutiques plus calées que nous sur ces systèmes. Si jamais ça n'intéresse pas ou que c'est trop compliqué à mettre en place, on ne le fera sûrement pas. C'est simplement, en bons auvergnats, tenté de rentabiliser le Galion. 

Et puis ben bien évidemment, si tu as encore envie d'être orga, pourquoi tu n'en serais pas ??!!! 

[Seb]

Si jamais ça n'intéresse pas ou que c'est trop compliqué à mettre en place, on ne le fera sûrement pas. C'est simplement, en bons auvergnats, tenté de rentabiliser le Galion. 

Etant donné qu'il y aura certainement moins de bras, ne faut il pas une manif dimensionnée afin qu'elle ne nécessite pas l'apport de table extérieure?
Si cela permet de ne pas organiser à perte, c'est peut être suffisant.

Je ne sais toujours pas si je serai présent.

[Amaranth]

C'est pas pour faire mon chieur mais il manque des infos là ou j'ai sauté un post. Donc ça serait sympa de prévenir et expliquer aux membres (en tout ceux qui veulent s'impliquer). Cette decision c'est pris quand? Elle est actée ou on peut en débattre? Lundi lors de la réunion du bureau si j'ai bien compris?

Si j'ai bien compris l'idée est d'ouvrir la manif à des orgas externe?

Je pense que faire des réunions organisatoire des Volcaniques avec les membres concernés / volontaires et pas que ceux du bureau.

[Dreadaxe]

Avant que ça me retombe dessus et bien que j'ai assisté à la réunion de bureau pour une toute autre raison... Ce n'est pas de ma faute 

[PEC]

Je n'ai pas pu assister à la réunion de CA, et j'ai effectivement vu que pleins de décisions ont été prises.
Je pense qu'un résumé de ce que vous avez décidé aurait été bienvenu, avant toute chose, pour que les gens s'y retrouvent facilement. Là, il m'a fallu prendre prendre le temps de lire, et de décrypter le message pour voir de quoi on parle (même si ton message est clair, Kaelis, hein! ).

Je pense qu'il est nécessaire désormais d'annoncer les réunions de CA, avec l'ordre du jour, et d'autoriser toute personne intéressée à y assister (pas automatique, ça). Et je pense qu'effectivement, il va falloir organiser une réunion avec toutes les personnes impliquées dans l'orga de la manif pour voir et verrouiller les principaux points.

Parce que t'es pas à l'orga générale? Pas compris!

Et puis ben bien évidemment, si tu as encore envie d'être orga, pourquoi tu n'en serais pas ??!!! 

Pour l'instant, je ne me suis engagé dans rien, à la base, je voulais plus partir sur une orga de tournoi, pour être plus tranquille cette année. Honnêtement, je ne sais pas si je vais m'y engager plus que ça. Gros coup de moins bien ces derniers temps, qui fait que je mets l'asso en arrière-plan.
Bref, ce sera à voir dans les prochaines semaines. Bien entendu, je mettrais ma patte pour ce à quoi je me suis engagé (goodies, calendrier, plan de salle entre autres) mais je ne sais pas si j'y serai à fond comme l'an passé.

[Asclepios]

En même temps, la réunion s'est déroulée lundi. Ni Germ1 ni moi n’avons eu le  temps de résumé, en effet.
Sigou et Joss, avec la fougue de la jeunesse ont un peu précipité les choses. C'est signe de motivation et ça c'est cool. Quand on n'a pas assisté à la réunion, ça peut, en effet, paraître un peu déroutant. 

Je n'ai pas possibilité de faire ça de suite mais je ferai un petit brief ce soir. 

[Deubeulle Ouane]

Si jamais ça n'intéresse pas ou que c'est trop compliqué à mettre en place, on ne le fera sûrement pas. C'est simplement, en bons auvergnats, tenté de rentabiliser le Galion. 

Etant donné qu'il y aura certainement moins de bras, ne faut il pas une manif dimensionnée afin qu'elle ne nécessite pas l'apport de table extérieure?

C'est l'idée, les tournois externalisés éventuels auraient pour but d'utiliser les tables non-utilisées par les 3 autres tournois. Donc pas d'apport de tables extérieures théoriquement, sauf si les 3 tournois maison sont remplis voire même augmentés, auquel cas on ajustera le besoin en table. Et c'est aussi pour cela qu'on part sur 1 ou 2 tournois externalisés éventuels qui ne dépasseraient pas 20 participants max. Sur des systèmes avec un zone de jeu plus restreinte.

Après, comme le dit @Asclepios Sigou a un peu précipité la manoeuvre, ce qui ne nous a pas donné le temps de communiquer correctement l'info ni aux absents du CA ni aux membres. Mais ne vous inquiétez pas, on a pas signé de contrats ni envoyés de chèques, donc plein de choses restent encore à discuter. 

[Amaranth]

Je pense qu'il est nécessaire désormais d'annoncer les réunions de CA, avec l'ordre du jour, et d'autoriser toute personne intéressée à y assister (pas automatique, ça). Et je pense qu'effectivement, il va falloir organiser une réunion avec toutes les personnes impliquées dans l'orga de la manif pour voir et verrouiller les principaux points.

Like.

[K-Az]

L'idée des tournois organisés par proposition à des "entité externe" est d'éventuellement combler les vides du galion, actuellement estimée à une surface scène/porte principale/rideau de séparation/salle technique de la scène, soit un bon gros tiers du galion, sans que cela nous prenne de ressource humaine suplémentaire le jour J. (Et pour les finalement dispo le jour J, corvée de patates  )

Les jeux évoqués ont été principalement Briskar, X-Wing, Eden sans écarter d'autres systèmes tant que les deux parties sont d'accord sur le format proposé/imposé (nombre min/max de joueurs, disponibilité des décors, PAF, dotation de base...). Les entités externes pouvant être des "editeurs", des magasins, des clubs, des communautés, papy René ou autres...

Le fonctionnement du bureau ou de ses réunions/décisions ne devrait pas être remis en question pour des pets de mouche.

K-Az

[Asclepios]

Le fonctionnement du bureau ou de ses réunions/décisions ne devrait pas être remis en question pour des pets de mouche.

+1

D'autant que rien n'est fixé et qu'il s'agit d'idées, bonnes à mon sens puisqu'on parle de tournois autonomes, dans la mesure ou on risque d'être au final bien moins nombreux le jour J que l'an passé.

[PEC]

Bon, z'allez pas nous faire une Trumperie quand même, hein , on peut poser la question pour essayer de comprendre ?
Après, comme le demandait déjà Nico (Brujah, pas Asclépios, rah, vous suivez rien ), on pourrait déjà élargir un peu Guild Ball et proposer 24 places au lieu de 16. La communauté a l'air bien partante, et si c'est un tournoi qualif WTC, ça peut nous ramener du monde supplémentaire.

Partant de ça, j'ai fait un premier jet de plan de salle, sans utilisation de tables annexes, OMS ou pompiers (et partant du principe qu'un terrain GB = un terrain BB). Donc juste les tables du Galion. J'ai pris 2 tables pour 2 joueurs à chaque fois, quelque soit le tournoi. Le reproche nous avait été fait l'an passé pour le tournoi Warmach. Là, cela permet d'avoir la table de jeu, et 50 cm pour poser les figurines, tokens, clocks... pour gagner du terrain et de la table, on pourrait voir à réduire cette place à 30 cm par exemple (et gagner 1 table pour 4 tables de jeu...).

Je suis parti sur le fait qu'on allait faire 80 joueurs à WMH, 30 joueurs à BB, 24 joueurs à GB (on verra ce que donneront les inscriptions, pas de panique les gens !)

Voilà ce que ça donne : si je me rappelle bien (mémoire défaillante, besoin de vous les gens !), on était censé avoir 120 tables, mais on était plus proches de 100 tables, puisqu'une vingtaine était mise de côté... même si on les a réemployé. Il faudra aller voir où en est le stock.



A 120 joueurs, l'estrade et le reste de la position centrales sont prises. A ce moment-là, il nous faut des tables sup. Notez d'ailleurs que je n'ai pas prévu là de tables pour manger. Pour moi, il faudrait quand même louer celles des pompiers, ou réussir à avoir des tables de l'OMS...

[Asclepios]

Disons qu'on s'emballe sur un projet non ficelé. Donc forcément ça réagit. 

Pour l'OMS, je suis sur le coup, j'ai appelé mercredi et c'était fermé. J'essaierai demain. Le seul hic c'est que c'est les vacances. Je pense qu'il est possible d'avoir accès aux tables via le concierge mais c'est à certifier.
@Ghost, si Julien a possibilité de reserver les tables des pompiers, ben franchement, ce serait top.

A partir de là, on a les mains libres pour un ou deux petits tournois annexes qui vivront leur vie sans nous et qui nous allégerons le budget si on ne remplit pas le Warmach. Tu pars sur 80 PEC, je vois plus un 64 (et encore).

Voila l'idée de base. Je posterai un pavé ce soir pour résumer les avancée dans l'orga, fixer les rôles et proposer une réunion avec tous ceux qui seront chauds pour aider en amont et le week end du tournoi.

"Attendez ma venue aux premières lueurs du cinquième jour. A l'aube ce soir, regardez à l'est le post dédié." 

[Kaelis]

J'aurai du poster le sujet d'abord en Bureau, pour qu'on puisse l'affiner et ensuite le proposer aux membres je pense. Effectivement, lu comme ça, sans contexte, ça peut être perturbant mais comme le souligne Gilles, c'est une idée en gestation, rien n'est fixé.

Ouvrir les réunions de CA c'est une bonne idée, même si elle n'arrive qu'en 2017.

[PEC]

Ouvrir les réunions de CA c'est une bonne idée, même si elle n'arrive qu'en 2017.

Disons que c'est plus un serpent de mer qui revient tous les 2-3 ans ...

[Asclepios]

C'est surtout possible depuis toujours (je me souviens d'en avoir fait quelques unes lors des orgas de tournois battle, inter régions notamment) mais bizarrement, ça a rarement un succès fou. 

De toute façon, pour une grosse manif comme celle là, comme l'an dernier, on fera un brainstorming général rapidement. 

[Seb]

Il faut garder à l'esprit que maximiser l'espace c'est:
- plus de tables à récupérer, installer et ramener
- plus de repas à préparer et à servir

Dispo pour un coup de main en amont.
Je peux par exemple m'occuper de l'oms si tu veux @Asclepios

[Asclepios]

Dispo pour un coup de main en amont.
Je peux par exemple m'occuper de l'oms si tu veux @Asclepios

Avec plaisir @sebmicard, Je serai absent la semaine prochaine (vacances), donc si tu peux les appeler pour savoir déjà si c'est dispo (probablement, vu l'absence quasi certaine de manif sportive associative en juillet) et surtout si on peut les récupérer via le concierge des Ors, ce serait top. 

[Seb]

C quoi le concierge des ors?