Et je réponds là :
Le but des outils est de simplifier l’orga de cette année mais surtout les futures si on décide de renouveler l’expérience.
Nico, Pourrais-tu mettre le fichier Excel des taches en ligne pour voir et se rendre compte de l’avancée des choses à faire et éventuellement que les gens se positionnent?
https://drive.google.com/file/d/1yAFZZKtZ0nexrhIWGAxTem1j1Z3MjFRJ/view?fbclid=IwAR1TS7lqgQhK2n6ZKNRp5CLbO-oRtjqGPyNC3Cye2naLr8IjVp0tgOCbl5U(merci Seb !
)
Ne pourrait-on pas créer un sujet ou un fichier juste pour répertorier les infos qui puissent servir d’une année sur l’autre ? (retour d’expérience, restes…) On a le sujet débrief qui contient pas mal d’info mais je pense plutôt à un résumé des choses importantes et des avis collégiaux à prendre en compte au début de l’orga.
Je pense qu’il faudrait créer une liste de course type, sur Excel, que l’on pourrait dimensionner en fonction du nombre de participants et pouvant évoluer en fonction de l’expérience de l’année précédente.
Si, complètement. Ça recoupe la to do list évoquée il y a quelques temps. Ton fichier couvre déjà pas mal de points. On pourrait d'avantage rentrer dans le détail.
Pour les courses, c'est déjà ce qu'on fait plus ou moins en se basant sur les achats de l'an passé. Ça peut en effet être mieux systématisé. Je n'ai pas les factures de l'an dernier mais
@Kaelis doit avoir ça. Tu as moyen de nous retrouver le détail des achats avec leurs couts?
Calcul PAF
Est-on béton sur le coût d’un participant (retour expérience conso 2018) ?
Pourriez-vous énumérer les différents couts d’un participants (en supposant que l’on paye le Galion)?
D'après ce que j'ai compris le Paf est calculé pour 100 participants. En dessous on perd des sous, au dessus, on en gagne. C bien ça ?
Il serait intéressant de créer un onglet dans un Fichier Excel pour calculer le PAF mini en fonction du nombre de participants (Bénéfices et pertes calculés en fonction de ce nombre) ? Je peux modifier le fichier tâche et faire un ptit truc
C'est très compliqué d'être ultra précis. Trop de choses entre en ligne de compte notamment les goodies que l'on va payer une année mais qui reserviront la fois suivante. Les produits alimentaires, la bière, les trophées, les locations diverses qui suivent aussi l'inflation et donc pour lesquelles, on ne peut pas vraiment être précis au poil de cul non plus.
Pour info la formule de calcul de base est la suivante.
Repas midi+denrées offertes+((Goodies+trophées+Locations diverses)/Nb de joueurs )
Pour cette année on a :
10+10+5 (estimation haute du cout de revenu de chaque joueur pour sa console en café, croissants, niaks, soft...). Soit 25€, ça c'est la partie incompressible simple à estimer.
Le reste est clairement soumis à aléa. En poussant le délire au bout, imaginons cette année que ce soit la merde et qu'on ait par exemple 80 joueurs et qu'en plus la mairie se réveille pour le Galion. Sachant qu'on a avancé 462€ pour les pistes, 290€ pour les dés, il faut donc ajouter, 180€ de loc du Galion, 80€ pour la fig, 30€ pour le camion je crois.
On aurait 1042/80 = 13€ à peu près soit un paf à 38€.
Même calcul à 100 joueurs : 35€ à peu près (un poil plus), d'ou mon calcul d'hier (fait sans la fig mais ça revient au même à quelques cents près) et la proposition de PAF à 37€ pour avoir un peu de marge. On part à 35€ donc en se disant que les binouzes et les croques tireront le truc vers le haut. Après, il est clair que si ça veut rigoler et que l'on vend plein de bière, qu'on n'a pas le Galion à raquer et que les joueurs viennent en nombre, on est pas mal. D'autant que les dés seront à ventiler sur d'autres manifestations. Mon calcul est sécuritaire, je prévois la merde potentielle histoire de ne pas se retrouver dedans et minimiser le risque pour l'asso. Un tournoi de mon point de vue devant au minimum être à l'équilibre.
On m'a signalé hier que le club peut se permettre des pertes. Certes, mais c'est pourri comme manière de calculer un budget (je parie que vous ne faites pas ça chez vous
). J'anticipe les remarques en précisant que, non, je ne suis pas comptable de profession mais dans les faits, je fais ça tout le temps en tant que chef d'entreprise et gérant de SCM. Je ne fais en principe jamais de paris, seulement des trucs secure.
Mais soit, admettons, partons sur 35€ en faisant le pari que nos recettes compenseront le déficits des dépenses. Le risque est relativement faible, c'est certain.
Vous êtes ok sur le principe ou pas?
Figurine
On a décidé de laisser le PAF à 35 euros. La production de la figurine fait prendre un risque modéré :
- Bénéfices sur prix de vente par rapport au prix de prod peut couvrir les invendus.
- Les niacs et bières doivent couvrir ce risque
- La location du Galion doit couvrir le risque
- On a 3 sous sur les comptes
Je ne pense pas qu’il soit nécessaire de prendre en compte ce risque sur le bilan financier pour le calcul du PAF mini. Mais dans ce cas, il faut quantifier au mieux. Avis ?
Si figurine, on en produit peu, au risque de manquer ? On en produit un peu plus, au risque qu’il en reste ?
On attend de voir la fig pour prendre la décision ?
On fait un sondage sur la taverne pour savoir qui la prendrai pour quantifier au mieux ?
Le cout est négligeable. Même à 80 joueurs ça fait un euros par tête pour un truc destiné à être vendu. Donc je pense que la question est presque réglée. Même si on part sur un cout ridicule genre 5 euros pour la tombola. Ça fait 16 figs à vendre pour équilibrer le budget. Objectif plus qu'atteignable.
A mon avis, monter la prod de la figs sera très dépendant de sa qualité. Si c'est un truc clairement top, on y va, ça sera rentable. Si c'est un peu plus moyen, on se calmera sur la quantité. Bref, trop tôt pour répondre.
Communication
On crée un fichier pour recenser les magasins à contacter pour sondage WU et envoie affiche ?
Oui, simple à faire. On aura ainsi le nombre d'affiches à imprimer. Plus quelques unes pour nous, why not?
Je ferai un résumé de la réunion dans le week end pour faire le point comme annoncé dans le titre.
