Avis aux Stonehengiennes et aux Stonehengiens !
L'année 2018 se termine. Est venu le temps de la traditionnelle réunion de début d'année et comme tous les ans vous êtes donc tous chaleureusement conviés à l'
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE !qui se tiendra cette année le :
VENDREDI 25 JANVIER 2019
à partir de 21H00
SALLE N°13 Maison des AssociationsPour rappel, la présence à notre Assemblée Générale est autorisée à toute personne, membre ou non de l'association en 2018.
Cette réunion est importante pour la bonne marche de notre Association, la présence d'un maximum de monde est donc requise pour permettre un renouvellement efficace du Conseil.
Comme toujours, il y aura pas mal de choses à débattre, merci donc de bien vouloir arriver à l'heure si vous souhaitez participer à tous les débats.
- Ordre du Jour de l'Assemblée Générale 2019 -
I - Désignation des Présidents et Secrétaires de Séances
II - Recueil des signatures des présents, des pouvoirs, et comptabilisation du nombre de membres
III - Bilans Moral & Financier de l'exercice, vote à main levée
IV - Sujets à débattre/évoquer :
- En priorité sera débattue une modification des statuts de l'association concernant le nombre de membres du bureau et le renouvellement de celui-ci (cf paragraphe concerné ci-dessous)
- Tournois et Rencontres 2019 et notamment la tenue ou non d'une prochaine édition des Volcaniques
- Horaires du club et clés, comme chaque année (!)
- Nettoyage de la salle, comme chaque année (!!)- Autres sujets que les membres présents pourraient vouloir évoquer en Assemblée Générale
V - Remise du mandat du Conseil d'Administration 2019
VI - Renouvellement par élection de la moitié du Conseil d'Administration (selon résultat du vote concernant la modification des statuts)
VII - Clôture de l'Assemblée Générale, désignation du nouveau Bureau (Conseil d'Administration seulement) et proclamation des résultatsCombien de postes au Conseil d'Administration sont à pourvoir ?Pour rappel, jusqu'à présent le Conseil se renouvelle à moitié tous les ans, pour un mandat de 2 ans après élection. Cette année, nous avons :
- 4 personnes sortantes : Pierre-Edouard Couret, Pierre-Renaud Lagarde, Josselin Pinaud et Maxence Astier
- 4 personnes en cours de mandat : Gilles Mathiaut, Sylvain Damas, Thierry Allard et Nicolas Vermassen
Il y aura donc en principe 4 postes à pourvoir cette année.
MAIS
Suite à pas mal de discussion interne au bureau, un vote important et impliquant un changement ds statuts de l'association aura lieu après discussion entre nous mais avant le vote.
L'idée est la suivante : 8 membres du bureau c'est trop. Dans l'optique de plus impliquer les membres dans l'organisation des éventuelles manifestations que le club organise, il semble logique de réduire le nombre de membres du bureau. Celui ci aura donc un rôle principalement pour la prise des décisions de gestion courante du club. Les décisions concernant l'organisation de tournois/manifestations seront ouvertes à tous ceux qui en feront la demande.
En conséquence de quoi nous proposons que cette année, les 8 membres du bureau démissionnent et que le vote permette l'élection de seulement 4 membres qui constitueront le bureau. Le président, le trésorier, le secrétaire bien sûr mais aussi un 4e membre qui sera décisionnaire comme les 3 autres et pourra en cas de désistement/empêchement prolongé d'un des 3 titulaires des postes précédemment cités, le remplacer.
Il s'agit d'un changement important. Nous en discuterons donc ensemble et bous procéderons à un vote afin de valider ce nouvel organigramme. Votre présence est donc fortement souhaitée ou pour le moins, une procuration si vous ne pouvez être présents. Comment se passe le vote ?Qui peut voter ?Tout membre 2018 a le droit de voter, en personne ou par un pouvoir.
Les non-membres 2018 n'ont le droit de prendre part au vote que s'ils disposent d'un pouvoir, mais dans ce cas-là, leur vote sera au nom de la personne qu'ils représentent.
Je ne suis arrivé qu'en fin d'année, je ne me suis pas inscrit, mais je souhaite quand même voter ou me présenter au prochain Conseil, est-ce qu'il y a une solution?
Si quelqu'un qui n'était pas membre en 2018 souhaite voter ou se présenter au Conseil, il est possible de s'inscrire en tant que membre temporaire pour l'année écoulée pour 1€ le jour-même de l'AG.
Pour éviter toute tentative de détournement d'association, c'est le bureau en place qui décide de l'accord ou du refus de la personne en tant que membre temporaire. Les inscriptions en tant que membre temporaire cessent lorsque démarre l'Assemblée.
Qui est éligible ? Comment se déclare-t-on candidat ?- Est éligible toute personne membre de l'association pour l'année 2018. Pour permettre aux derniers arrivants non membres en 2018 qui souhaitent s'impliquer parmi nous, il est possible d'adhérer jusqu'au début de l'Assemblée (voir ci-dessus).
- Dans un premier temps, le président de séance demande oralement à chaque personne désignée comme membre 2018 de l'association et présent à l'assemblée générale son désir ou non d'être candidat.
Un membre non présent à l'Assemblée peut toutefois se déclarer également candidat via une demande écrite au Conseil.
Les noms des membres candidats (pas leurs pseudos) sont inscrits sur le tableau afin que tous en aient connaissance.
Comment se passe le vote ? Comment est-on élu ?Les votes, après candidatures, se font à bulletin secret. Pour rappel, seuls les membres 2018 ont le droit de voter pour renouveler le Conseil.
- Pour le premier tour, chaque membre devra désigner 4 personnes sur son bulletin.
Tout membre de l'association est alors éligible, même quelqu'un qui ne se serait pas déclaré candidat.
Au premier tour de scrutin, seront élus ceux qui auront récolté la moitié+1 des voix de l'assemblée votante (majorité absolue).
- Si nécessaire, un second tour, là aussi à bulletin secret, sera alors effectué entre les candidats restants. Un candidat peut demander à se retirer de l'élection entre les 2 tours, mais il doit le déclarer (personne n'ayant le droit de demander à quelqu'un de se retirer).
Les votants devront désigner un nombre de personnes égal au nombre de sièges restants en jeu. Seront alors élus ceux qui auront récolté le plus de voix, dans la limite des places disponibles (majorité relative).
Comment se remplit le bulletin de vote ?
Tous les bulletins sont conservés dans les archives de l'association.
Voici les règles appliquées par l'association pour le vote :
- Pour être considéré comme "bulletin blanc", le bulletin doit être vierge de tout signe apparent, nom, rature ou trait. Sinon, il sera considéré comme nul.
- Tout bulletin considéré comme illisible ou comportant des ratures ou noms rayés sera invalidé
- Tout bulletin comportant un signe distinctif permettant de repérer son auteur (ex: signature) sera invalidé
- Tout bulletin considéré comme non sérieux (ex: blague, dessin, ...) sera invalidé
- Tout bulletin comportant des fautes d'orthographe dans le ou les noms des candidats ne pourra être comptabilisé et sera invalidé
- Tout bulletin comportant le pseudo d'un candidat à la place de son nom sera invalidé
Un bulletin invalidé, c'est un bulletin dont aucun nom inscrit dessus ne reçoit de vote.
En clair, pour être valable (hors bulletin blanc), un bulletin doit comporter de 1 à 4 noms de candidats (vous n'êtes pas obligés de voter pour le nombre maximum de candidats), ceux-ci doivent être écrits de manière lisible, avec une orthographe correcte, et sans signe distinctif.
Il y aura du papier en quantité, donc n'hésitez pas à en redemander !
Une fois le Conseil élu, comment se répartissent les postes du Bureau ?Suite à l'élection de tous les membres, le Conseil se retire et définit en privé les postes respectifs de ses membres au Bureau. Il vous sera ensuite communiqué le détail des postes dans la soirée.
- Procurations -Je suis membre mais je ne peux être là, comment puis-je quand même me déclarer candidat ou voter à l'Assemblée ?
Cette Assemblée est importante pour tout Stonehenge, il est donc important de lui accorder un maximum de légitimité par le plus grand nombre de votes possibles. A cet effet, il est possible de donner une procuration à une autre personne présente ce soir-là par le biais d'une procuration.
Si vous souhaitez intégrer le Conseil 2019, mais que vous ne pouvez être présent ce soir-là, merci d'envoyer un courriel ou un message privé à Nicolas Vermassen (Asclepios) ou Josselin Pinaud (Kaelis).
"Je soussigné, ..., membre 2018 de Stonehenge, ne pourrais être présent le vendredi 25 janvier 2019 à l'Assemblée Générale de l'association Stonehenge mais désire me présenter comme candidat au Conseil d'Administration de l'Association. Le <date du jour>, <signature>"
(Attention, cela ne remplace pas une procuration pour le vote, vous devrez faire les 2 textes dans ce cas)
Si vous ne pouvez être présent ce soir, mais souhaitez quand même voter :
Il faut octroyer votre pouvoir à une personne qui vous représentera. Celle-ci peut être membre ou non de l'année en cours à l'association. Copiez/collez et remplissez ce texte, et envoyez-le en mail à la personne qui vous représentera. Merci également de prévenir Nicolas Vermassen (Asclepios) ou Josselin Pinaud (Kaelis) par courriel ou par message privé.
"Je soussigné, <prénom et nom du membre qui donne le pouvoir>, membre 2018 de l'association Stonehenge, donne par la présente, pouvoir à <prénom et nom de la personne qui votera en son nom> pour me représenter à l'Assemblée Générale de l'association Stonehenge le vendredi 25 janvier 2019 afin de prendre part à toutes discussions et délibérations, prendre connaissance de tous documents, émettre tous votes. Le <date du jour>, <Signature>
- Un seul pouvoir est autorisé par personne représentante.
- Il faut que la personne possède une copie papier de ce mail le jour de l'AG, sans quoi, elle ne pourrait voter !
- Les pouvoirs seront récupérés par le Bureau en début de séance pour être comptabilisés, et donnés au moment des votes aux personnes désignées.
- Assurez-vous que la personne sera bien présente le soir de l'AG, car sinon votre vote sera blanc !
A noter qu'une personne non-membre de Stonehenge peut être récipiendaire d'un pouvoir.
Le Conseil d'Administration 2018 vous remercie par avance de la confiance que vous lui avez accordé tout au long de cette année, et espère vous voir nombreux et en pleine forme le
VENDREDI 25 janvier 2019 à partir de 21H ! Merci par avance de votre implication dans la réussite de cette soirée, et donc de l'année 2019 pour Stonehenge !
A fortiori cette année ou un important vote va avoir lieu.
Une petite collation sera ensuite offerte pour fêter le nouveau Conseil d'Administration fraichement élu !
Merci de votre lecture!
Les membres du Conseil d'Administration de Stonehenge !
