Comme convenu, voici un "petit" résumé de la réunion de cette semaine ou étaient conviés orgas, responsables buvettes et globalement tous les intéressés.
Alors, qu'est ce qui c'est dit?
- Rapport financier :Tous les comptes ne sont pas encore figés mais on est grosso modo à un bénéfice de 300€ environ. Une belle réussite et pour fêter ça, deux appareils à croques ont été achetés pour le club. A utiliser lors des manif mais plus simplement lors de n'importe quelle journée au club.
- Les tournois :Les retours sont très bons. Les joueurs sont content de l'orga et les différents formats de jeu ont bien fonctionné et les horaires ont été respectés.
Point assez clivant, les membres-joueurs. On a testé, franchement, l'expérience é a été source de pas mal de malentendus et il va vraiment falloir cadrer tout ça pour éviter les problèmes.
- La bouffe : Sans conteste LE gros point fort de cette édition avec un super traiteur, une quantité et un rapport qualité prix vraiment top. Retours dithyrambiques de tous les participants.
- La buvette : Grosse gestion des membres présents qui ont assuré un super taf. On a un peu vu grand avec les 10 futs de bière pour un mois de novembre. Mais pour le reste, ça a bien fonctionné également.
- Les goodies/lots/tombola : Les joueurs ont appréciés et l'air de rien la tombola nous a apporté presque 200€. Un grand merci à PEC qui a vidé sont PEL-pitous pour l'occasion.
Les boutiques :Là aussi, retours assez positifs. Daniel a fait son beurre tout en proposant des tarifs sympa pour les participants. La sculptrice a été un peu moins dévalisée mais elle apprécié d'être présente sur la manifestation. Quelques ventes ont d'ailleurs été réalisées.
Mais...Le déroulement de la manifestation est donc très positif. Succès ludique, financier et organisationnel mais il y a un gros mais. Une fois avoir résumé les points positifs et nous être bien envoyés des fleurs, on a donc par la suite discuté de manière assez prolongée des points négatifs.
Si le samedi et le dimanche ont été très bien gérés. De même que le rangement et l'orga post manifestation, il n'en est pas de même de l'amont. Mais alors pas du tout.
L'orga logistique a été, je le reconnais extrêmement laborieuse. Orgas de tournois mis à part, qui ont parfaitement menés leur com pré-tournoi, tout a été préparé par PEC et moi. Seuls Thierry (qui a géré le traiteur) et Seb (qui s'est occupé de l'OMS) sont intervenus. J'avoue que ça fait vraiment pas mal de taf et surtout de temps. Ressource dont PEC et moi ne disposons vraiment pas en grande quantité.
L'inertie a été assez importante et malgré de multiples posts, demandes, rappels... J'ai vraiment eu la trouille vendredi et samedi matin que le week end soit une cata. En effet, on n'a pas su quasi jusqu'au dernier moment qui ferait quoi. Les courses ont été improvisées, la location des futs aussi, la réception des tables plus ou moins aussi. Ça aurait pu merder à tout moment et d'ailleurs, on a clairement senti une grosse tension dans les 15 jours avant le tournoi. J'ai du tailler à la hache plusieurs posts dans les différents sous forum afin de retirer du fofo certains propos n'ayant pas lieu d'être ici.
Une semaine avant les volcaniques, une réunion d'urgence a même été organisée chez moi afin que tout ne capote pas. Et heureusement, on a pu repartir sur des bases saines mais j'avoue que cette organisation m'a pas mal usé et je ne referai plus la même chose dans les mêmes conditions.
En gros, il n'est plus possible qu'une ou deux personnes soient quasi exclusivement effectrices et décisionnaires pour une manifestation de cette ampleur.
En conséquence de quoi, il faudra discuter en priorité lors de la prochaine AG de plusieurs points essentiels :
- Est-il possible de proposer des Volcaniques 4e édition?
- Et si réponse affirmative, comment rendre l'organisation moins pénible? Comité d'organisation ou to-do list plus précise ont été évoqués mais il faudra en parler sérieusement afin de décider si le club a encore les épaules pour organiser des week end de 160 joueurs. Quoi qu'il en soit, une meilleure répartition des taches est indispensable. J'ai de moins en moins de temps et PEC aussi. En gros, nous passerions volontiers le relai.
Voila l'essentiel de ce qui s'est dit. La discussion a été franche et animée. L'AG sera le bon moment pour en parler tous ensemble et je vous y convie tous d'ors et déjà.
