Procès-Verbal de l'Assemblée Générale du 27/01/17

[Deubeulle Ouane]

PROCES-VERBAL de l’Assemblée Générale de l’association Stonehenge du 27 janvier 2017

L’an deux mille dix-sept, le vingt-sept janvier à vingt et une heure, les membres de l’association se sont réunis à la salle numéro treize de la Maison des Associations de Gerzat, rue de l’enfer, 63360 Gerzat.


L’ordre du jour est le suivant :

    I - Désignation des Présidents et Secrétaires de Séances

   II - Recueil des signatures des présents, des pouvoirs, et comptabilisation du nombre de membres

  III - Bilans Moral & Financier de l'exercice, vote à main levée

  IV - Sujets à débattre/évoquer :
- Horaires du club et clés
- Nettoyage de la salle
- Tournois et Rencontres 2017 - Autres sujets que les membres présents pourraient vouloir évoquer en Assemblée Générale

   V - Remise du mandat du Conseil d'Administration 2017

  VI - Renouvellement par élection de la moitié du Conseil d'Administration

 VII - Clôture de l'Assemblée Générale, désignation du nouveau Bureau (Conseil d'Administration seulement) et proclamation des résultats




    I - Désignation des Président et Secrétaires de Séance

L’assemblée est présidée par Nicolas Vermassen en sa qualité de président du bureau. Le secrétariat est assuré par Gilles Mathiaut, aidé par Frédérick Vistosi.



  II - Recueil des signatures des présents, des pouvoirs, et comptabilisation du nombre de membres


Le président constate que vingt-huit membres sont présents ou représentés. Le président constate donc que l’assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérée et prendre des décisions à la majorité requise.



  III - Bilans Moral & Financier de l'exercice, vote à main levée


Evènements Internes

Dans un premier temps, la liste des évènements internes réalisés dans l’année par les membres pour les membres est donnée.

Warmachine Round IV       – 9 janvier
Warmachine Round V       – 3 avril
Tournoi 9th Age          – 21 mai
Rencontre Man’O War       – 1 octobre
Journée découverte Guild Ball
et Journée X-Wing               – 26 novembre
Journée Infinity II               – 10 décembre
Rencontre Man’O War       – 29 décembre


L’association a également organisé la manifestation Les Volcaniques de Stonehenge sur le week-end des  15 et 16 octobre à la salle du Galion à Gerzat. Des tournois étaient proposés pour les quatre systèmes de jeu suivants : Warmachine&Hordes, Blood Bowl, 9th Age et Warhammer 40K.

Blood Bowl : 35 participants
Warhammer 40K : 6 équipes de 6 participants
9th Age : 24 participants
Warmachine&Hordes : 16 équipes de 5 participants

Les retours concernant les différents tournois et l’organisation de l’événement sont globalement très bons. De nombreux participants ont déjà annoncés leur future participation en cas de renouvèlement en 2017.


Evènements Externes

Comme chaque année, les membres sont nombreux à participer à des tournois extérieurs notamment sur les systèmes de jeu Blood Bowl, Warmachine&Hordes, Warhammer 40K et même Guildball.


Bilan financier

Le bilan financier détaillé, notamment résultant de l’organisation des Volcaniques de Stonehenge, n’a pas pu être fourni et sera communiqué prochainement via le forum.

Néanmoins, la situation des comptes de l’association est la suivante (à date du 17/02/2017) :
Compte courant    : 1 533,71 €
Livret A          : 8 000 €

Le bilan moral a été approuvé par l’assemblée à l’unanimité.

Le bilan financier a été approuvé par l’assemblée à l’unanimité moins deux voix. Les membres concernés ont souhaité faire remarquer l’absence de bilan financier détaillé pour l’année écoulée.



  IV - Sujets à débattre/évoquer :

- Horaires du club et clés


Le président rappelle les jours et heures d’ouverture de la salle.  Si un porteur de clés (au nombre de cinq) a la possibilité d’ouvrir la salle plus tôt, cela est possible et toléré. Sinon, la salle ouvrira aux horaires habituels comme prévu.

Le président rappelle également que les cinq clés peuvent passer d’un membre à un autre sans problème pour faciliter l’ouverture de la salle et l’organisation d’évènements, mais qu’il est recommandé qu’elles soient en possession des membres susceptibles d’ouvrir et de fermer régulièrement la salle.


- Nettoyage de la salle

Le président rappelle que le nettoyage de la salle reste un problème. En effet, il est rare que les membres décident d’eux-mêmes d’organiser le nettoyage de la salle. Ce qui fait que ce sont souvent les mêmes membres qui s’en chargent, parfois tout seuls. Le bureau  va réfléchir à une autre façon de faire pour l’année 2017 et demande encore une fois plus d’implication des membres sur ce point.


- Tournois et Rencontres 2017

Voici la liste des tournois et rencontres susceptibles d’être organisés dans l’année à venir :

-   Une journée Eden, organisé par Vincent (pOp) et Josselin (Kaelis)
-   Une journée BloodBowl, sans doute le 18 février, organisé par Thomas (Crom)
-   Une ou deux journées 9th Age avant l’été, organisé par Germain (Germ1)
-   Une journée X-Wing, sans doute durant le 2ème semestre, organisé par Vincent (pOp)
-   Des évènements sur les systèmes Briskar, Guildball, Arena Rex, Warmachine&Hordes, Infinity et Man’OWar
-   Les Volcaniques de Stonehenge devraient voir une seconde édition.


- Autres sujets que les membres présents pourraient vouloir évoquer en Assemblée Générale

Laurent (Lazare) propose d’acheter un paillasson pour l’entrée de la salle, ainsi qu’un ou plusieurs porte-manteaux. Le bureau devrait répondre favorablement concernant le paillasson, mais plusieurs membres rappellent que des porte-manteaux disponibles se trouvent dans le couloir à l’extérieur de la salle. L’achat de porte-manteaux ne devrait donc pas être réalisé.

Sylvain (Lhord) propose l’achat d’une nouvelle sonnette à l’entrée du bâtiment, l’actuelle sonnette ayant des dysfonctionnements, apparemment dus à l’usure. Le bureau devrait répondre favorablement à cette demande.



  VI - Renouvellement par élection de la moitié du Conseil d'Administration


Le président rappelle que quatre membres du conseil d’administration sont sortants : Pierre-Edouard Couret, Jeremy Huant, Pierre-Renaud Lagarde, Frederick Vistosi.

Les membres en cours de mandat sont : Edouard Delaforge, Gilles Mathiaut, Germain Le Mort, Nicolas Vermassen

Le nombre de votants présents ou représentés est de vingt-huit.

Se sont présentés comme candidats :

Josselin Pinaud
Aurore Klein
Maxence Astier
Pierre-Edouard Couret
Sylvain Damas
Pierre-Renaud Lagarde


Résultat des votes :

Josselin Pinaud – 24 votes
Aurore Klein – 5 votes
Maxence Astier – 18 votes
Pierre-Edouard Couret – 25 votes
Sylvain Damas – 9 votes
Pierre-Renaud Lagarde – 20 votes
Sébastien Micard – 1 vote

Bulletins nuls : 2

Sont élus dès le premier tour à la majorité plus un :

Pierre-Edouard Couret
Josselin Pinaud
Pierre-Renaud Lagarde
Maxence Astier

VII - Clôture de l'Assemblée Générale, désignation du nouveau Bureau (Conseil d'Administration seulement) et proclamation des résultats


A la suite de l’assemblée générale, le conseil d’administration s’est réuni et a défini comme suit les postes pour l’année 2017 :


-   Président :    Nicolas Vermassen
-   Trésorier :    Edouard Delaforge
-   Secrétaire :    Germain Le Mort
-   Membre :       Pierre-Edouard Couret
-   Membre :       Josselin Pinaud
-   Membre :       Maxence Astier
-   Membre :       Pierre-Renaud Lagarde
-   Membre :       Gilles Mathiaut


A la suite de la proclamation du nouveau conseil d’administration, le président déclare l’assemblée terminée.

[Deubeulle Ouane]

N'hésitez pas à pointer du doigt toute erreur/faute de frappe que vous pourriez remarquer.

[sigval]

Y'a des "?" Qui se baladent (2-3 jcrois). Quelques fautes d'orthographe, mais flemme de relire pour te les donner de suite ^^
Merci du PV en tout cas !


Sigou !

[varag]

Merci pour les infos.

[Merlin]

Merci pour le compte rendu 
Les portes manteaux ne seraient pas du luxe car ceux à l'extérieur de la salle sont à l'extérieur justement. Malgré le peu de personne qui passe il y a toujours un risque de vol surtout pour ceux qui ont leur portefeuille dedans...De plus les portes manteaux de souvenir sont très bas et pour ceux qui ont des manteaux longs ça traîne par terre.

[Matra]

Merci pour le compte rendu, n'ayant pas pu être là ça m'éclaire un peu. J'ai quand même quelques questions.

Déjà commençons pas une faute:

A la suite de l’assemblée générale, le conseil d’administration s’est réuni et a défini comme suit les postes pour l’année 2016 :

Je dirais bien 2017 .

Sinon :

Le président constate que vingt-huit membres sont présents ou représentés.

Je n'ai plus les chiffres de l'année dernière en tête mais c'est faible non ? On est pas vers les 50 membres ?

Néanmoins, la situation des comptes de l’association est la suivante (à date du 17/02/2017) :
Compte courant    : 1 533,71 €
Livret A          : 8 000 €

Pareil, je n'ai pas les chiffres de l'année dernière en tête mais j'ai l'impression que ça a pas mal baissé. On était pas plus riche ?

- Nettoyage de la salle

Le président rappelle que le nettoyage de la salle reste un problème. En effet, il est rare que les membres décident d’eux-mêmes d’organiser le nettoyage de la salle. Ce qui fait que ce sont souvent les mêmes membres qui s’en chargent, parfois tout seuls. Le bureau  va réfléchir à une autre façon de faire pour l’année 2017 et demande encore une fois plus d’implication des membres sur ce point.

Pour info, je dirige une société de nettoyage, je peux vous faire un devis pas chère à +50% parce que c'est vous  . Si on peut même plus se placer  .

Question bonus, je sais qu'à peu près chaque année il y a un vote pour augmenter le prix de la cotisation. Là je ne l'ai pas vu, ça signifie qu'on reste à 10€ ? (je ne passe pas souvent donc j'aimerai avoir la bonne sommes quand je passerais)

[Asclepios]

Je dirais bien 2017

Oui!

Je n'ai plus les chiffres de l'année dernière en tête mais c'est faible non ? On est pas vers les 50 membres ?

C'est faible, clairement. On a failli pas être au quorum, d'ailleurs. Ça nous a un peu ennuyés, je te l'avoue. L'assemblée générale de l'asso, c'est une fois par an et en effet, c'est quand même bien de s'arranger pour être là. Cette année, le nombre de désistements a été des plus conséquents et les procus (deux avec la tienne je crois) quasi inexistantes. On est dans une société de consommation, que veux tu que je te dise.

Pareil, je n'ai pas les chiffres de l'année dernière en tête mais j'ai l'impression que ça a pas mal baissé. On était pas plus riche ?

Pour le coup, non, le big five nous maintient grosso modo à l'équilibre.

Pour info, je dirige une société de nettoyage, je peux vous faire un devis pas chère à +50% parce que c'est vous  . Si on peut même plus se placer  .

Honnêtement, faut voir les taros. Une fois par mois sur disons, deux heures, ça ferait combien? Ou deux fois une heure?

Question bonus, je sais qu'à peu près chaque année il y a un vote pour augmenter le prix de la cotisation. Là je ne l'ai pas vu, ça signifie qu'on reste à 10€ ? (je ne passe pas souvent donc j'aimerai avoir la bonne sommes quand je passerais)

1- On est en Auvergne, point très important, cf l'assemblée d'il y a deux ans...
2- Pour le moment, ce n'est pas utile, mais ça peut être amené à changer.

[PEC]

Pour l'AG :
- pas de quorum de constitué dans les statuts, donc on peut faire l'AG avec 1 seul gus si on veut. On passe de 34 à 29 participants, petite érosion, mais ce n'est pas encore catastrophique. D'où l'intérêt de l'annoncer en avance, et de le marteler aux gens. Après, effectivement, asso de consommateurs et de passage, moins de membres régulièrement présents donc moins d'implication également.

- comptes à l'AG 2016 : 7460,28€ - Comptes à l'AG 2017 : 9533,71€ (regardez le CR de l'année passée si vous voulez voir)
On ne peut pas raisonnablement parler de baisse, ni même d'équilibre (+2073,43€!). Bon, en fait, il restait à rembourser quelques personnes, donc je pense que le compte est aux alentours des 8500€ je dirais.
Encore une fois, on fait les Volcaniques en visant l'équilibre, on s'en tire avec +850 €... on est bon, ou on ne l'est pas !

Pour les porte-manteaux :
Comme toujours, je le redis, s'il y a vol dans un manteau à l'extérieur, ce sera obligatoirement quelqu'un de Stonehenge, puisqu'il n'y a que nous dans la maison des assos les soirs passé 20h (et même très souvent avant), et que nous seuls pouvons ouvrir la porte sécurisée, donc filtrer les entrées. Donc le risque est quasi-nul pour ne pas dire plus quand même.
Pour une solution dans la salle, à voir, car il faut trouver une solution sans percer les murs (pas d'autorisation)...
- Porte-manteau sur pied : mouaif, souvent ils ne sont pas très stables dès qu'il y a 2-3 manteaux dessus. Ou alors, il faut de la haute qualité.
- porte-manteau à fixer : possible derrière la porte, mais ça n'ira pas très loin (6-8 manteaux max). Il y a un système de glissière en haut des murs, à voir mais j'ai peur que ce soit trop haut.
- portant+ cintres : ce serait la meilleure solution, mais où le positionner ? Une solution, au fond, là où il y a les plaques, et on glisse celles-ci sous les étagères. En ce cas, peut-être simplement une tringle réglable, et des cintres...

Et sinon, prenez des manteaux moins longs  !

[varag]

C'est bon l'hiver est passé je passe à des manteaux plus courts 

[Deubeulle Ouane]

Je dirais bien 2017

Oui!

Merci pour la modif 

[Matra]

Merci pour vos réponses (j'avais tout faux pour les comptes) et désolé de ne pas avoir pu être là mais au moins j'ai donné une procuration  .

[Merlin]

C'est bon l'hiver est passé je passe à des manteaux plus courts 

C'est facile quand on fait 1m20 mais faut penser au grand  !!

[GMB]

Pour l'AG :
Après, effectivement, asso de consommateurs et de passage, moins de membres régulièrement présents donc moins d'implication également.

Etre un adhérent fantôme n'empêche pas de venir une fois par an à l'AG
j'en suis la preuve depuis 3-4 ans   

[varag]

en plus GMB ne salie pas LUI