PROCÈS-VERBAL de l’Assemblée Générale de l’association Stonehenge du 25 janvier 2019
L’an deux mille dix-neuf, le 25 janvier à vingt et une heure, les membres de l’association se sont réunis à la salle numéro treize de la Maison des
Associations de Gerzat, rue de l’enfer, 63360 Gerzat.
L’ordre du jour était le suivant :
I - Désignation des Présidents et Secrétaires de Séances
II - Recueil des signatures des présents, des pouvoirs, et
comptabilisation du nombre de membres
III - Bilans Moral et Financier de l'exercice, vote à main levée
IV - Sujets à débattre/évoquer
- Modification des statuts du bureau - Diminution du nombre de membres du conseil d'administration
- Organisation des Volcaniques 2019
- Horaires du club et clés
- Nettoyage de la salle
- Autres tournois et rencontres 2019
- Autres sujets que les membres présents pourraient vouloir évoquer en Assemblée Générale
V - Remise du mandat du Conseil d'Administration 2018
VI - Renouvellement par élection du Conseil d'Administration
VII - Clôture de l'Assemblée Générale, désignation du nouveau Bureau (Conseil d'Administration seulement) et
proclamation des résultats
I - Désignation des Président et Secrétaires de Séance
L’assemblée est présidée par Nicolas Vermassen en sa qualité de président du bureau. Le secrétariat est assuré par Josselin Pinaud, assisté
de Sylvain Damas.
II - Recueil des signatures des présents, des pouvoirs, et comptabilisation du nombre de membres
Le président constate que vingt-un membres sont présents, et que cinq membres sont représentés par procuration. Le nombre maximum de
voix sera donc de vingt-six pendant les votes.
III - Bilans Moral et Financier de l'exercice
Bilan moral :
Le conseil d’administration énonce les différentes actions et organisations réalisées au cours de l’année écoulée.
- Réarrangement de la salle en 04/18
- Actualisation du forum par Crom Kaelis en 07/18
Organisation d’évènements et journées sur l’année 2018
- Journée peinture en 01/18 (Crom)
- Journée Briskars en 02/18 (Sigval)
- Journée Guid Ball en 02/18 (Asclepios)
- Démo Mythic Games en 04/18
- Journée MoW en 04/18 (Dreadaxe)
- Journée Shadespire en 07/18 (Amaranth)
- Journée Blood Bowl en 08/18 (Leto)
- Journée GdA en 12/18 (Kaelis)
Les Volcaniques de Stonehenge 2018
La manifestation a été organisée le week-end des 27 et 28 octobre 2018. Elle a rassemblé 126 participants sur les systèmes de jeux suivants :
- Eden,
- Guild Ball
- Blood Bowl
- Warhammer 40k
- Pulp Alley
La boutique le Temple du Hobby était également présente avec son stand durant le week-end ainsi qu'une artiste spécialisée dans la sculpture Heroic Fantasy.
Les retours concernant l’organisation des différents tournois et de l’événement de manière générale ont tous globalement été bons avec une mention spéciale pour le traiteur unanimement salué par les participants et les organisateurs.
Le budget de l’événement est disponible sur le forum de l’association et consultable librement ou sur demande au trésorier. Pour rappel le resultat est positif de 201 euros.
A noter que la mairie de Gerzat n’a à ce jour pas présenté la facture de la location de la salle du Galion s’élevant normalement à 330 €.
Conclusion
L’année 2018 a été assez riche en organisation événements de petites tailles internes ou ouverts aux non-membres de l’association. Le conseil
d’administration rappelle que chaque membre peut proposer l’organisation d’un événement au sein de l’association.
Le conseil d’administration constate que les membres ont été assez investis dans l’organisation des Volcaniques de Stonehenge mais qu'une meilleure répartition des taches en amont sera souhaitable en vue de l'organisation d'un pareil événement en 2019.
Le bilan moral a été approuvé à main levée à l’unanimité.
Bilan financier
Cette année, le compte de la buvette est en positif. L’apparition de la caisse fermée a sans doute facilité la bonne tenue du compte buvette. Les
prix des boissons et snacks restent identiques à l’année précédente, les prix d’achat n’ayant pas augmentés et la buvette étant en positif (résultats complet disponibles sur demande au trésorier).
Le bilan financier a été approuvé à main levée à l’unanimité.
IV - Sujets à débattre/évoquer
- Le principal sujet de débat fut la décision de modifier le nombre de membres du conseil d'administration. Différents arguments se sont affrontés tour à tour. Après un débat cordial le vote s'est tenu.
Le premier a été réalisé pour savoir si une modification de nombre était souhaitée. Ce vote a reçu 23 voix pour et 3 contre.
Puis un second vote a été réalisé afin de connaitre le nouveau nombre du conseil d'administration. Ce second vote s'est tenu en deux temps. Le premier afin de sélectionner les deux nombres de membres les plus plébiscités entre : 7, 6, 5, 4 et 3. Puis entre les deux nombres choisis.
Les résultats ont été les suivants : Au premier tour : 0 vote pour 7, 0 votes pour 6, 10 votes pour 5, 4 votes pour 4 et 11 votes pour 3 (+1 abstention). Au second tour, 11 votes pour 5, 13 votes pour 3 (+2 abstentions).
Le nouveau conseil d'administration de l'association comptera donc désormais 3 membres. Un président, un trésorier et un secrétaire.
- Horaires du club et clés
La clé présente au domicile de Sylvain Pont rend pas mal de service. Cette disposition est maintenue.
- Nettoyage de la salle
Les recherches menée en vue de faire nettoyer la salle par une structure extérieure s'avère peu efficace ou trop onéreuse. Les journées dédiées au nettoyage seront donc poursuivies à l'avenir.
- Tournois et Rencontres 2019 :
Les Volcaniques de Stonehenge sont d’ores et déjà en cours d'organisation. La salle du Galion a déjà été réservée pour le week-end des 26 et 27 octobre 2019. Les changements pour l'organisation en amonts sont pris en compte. Le post dédié permettra de poursuivre la bonne marche de la manifestation.
Diverses journées à thème sont d'ors et déjà prévues pour l'année 2019.
V - Remise du mandat du Conseil d'Administration 2019
Le président annonce que l'ensemble du Conseil d'Administration remet sa démission. Les 4 membres terminaient leurs mandats ainsi que ceux encore en cours de mandat.
VI - Renouvellement par élection du Conseil d'Administration
Le président rappelle que le nombre de votants présents ou représentés est de vingt-six.
Se sont présentés comme candidats :
Sylvain Damas
Nicolas Vermassen
Thierry Allard
Josselin Pinaud
Résultat des votes :
Sylvain Damas - 6 votes
Nicolas Vermassen - 23 votes
Thierry Allard - 17 votes
Josselin Pinaud - 25 votes
Sébastien Micard - 2 votes
Bulletins nuls : 0
Sont élus dès le premier tour à la majorité plus un :
Josselin Pinaud
Nicolas Vermassen
Thierry Allard
VII - Clôture de l'Assemblée Générale, désignation du nouveau Bureau (Conseil d'Administration seulement) et
proclamation des résultats
A la suite de l’assemblée générale, le conseil d’administration s’est réuni et a défini comme suit les postes pour l’année 2019 :
- Président : Nicolas Vermassen
- Trésorier : Josselin Pinaud
- Secrétaire : Thierry Allard
A la suite de la proclamation du nouveau conseil d’administration, le président déclare l’assemblée terminée.
