Procès-Verbal de l'Assemblée Générale 29/01/16

[Deubeulle Ouane]

PROCES-VERBAL de l’Assemblée Générale de l’association Stonehenge du 29 Janvier 2016

L’an deux mille seize, le vingt-neuf janvier à vingt et une heures, les membres de l’association se sont réunis à la salle numéro treize de la Maison des Associations de Gerzat, rue de l’enfer, 63360 Gerzat.

L’assemblée est présidée par Frédérick Vistosi en sa qualité de président du bureau. Le secrétariat est assuré par Gilles Mathiaut. Le président constate que trente quatre membres sont présents ou représentés. Le nombre total de voix est donc de trente quatre. Le président constate que l’assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité requise.

L’ordre du jour est le suivant :


?   Bilans Moral & Financier de l'exercice, vote à main levée

?   Sujets à débattre/évoquer :

•   Horaires du club et clés
•   Nettoyage de la salle
•   Tournois et Rencontres 2016 et mise en place d'un calendrier des événements sur la taverne
•   Autres sujets que les membres présents pourraient vouloir évoquer en Assemblée Générale

?   Remise du mandat du Conseil d'Administration 2015

?   Renouvellement par élection de la moitié du Conseil d'Administration

?   Proclamation des résultats, désignation du nouveau Bureau (Conseil d'Administration seulement) et clôture de l’Assemblée générale

 

Bilan Moral


Le président énonce la liste des événements organisés par l’association durant l’année 2015.

Infinity : 31 janvier
13 participants

Warmach’hordes Round 3 (Interne) : 21 février
18 participants

Prépa BloodBowl World Cup : 7 mars
10 participants

Arvern Bowl : 4 et 5 avril
32 participants / 2 accompagnants

Journée Warmachine : 2 mai
Spécial Sunhunter

Man’OWar : 6 juin
8 participants

Animus, Steam and Marave : 11 juillet
12 participants

Man’OWar : 26 septembre
18 participants

Prépa BloodBowl World Cup : 3 octobre
10 participants

T.A.L.C. : 31 octobre et 1 novembre
32 participants

Arvern Bowl

Comme l’an dernier, les retours sont bons, même encore meilleurs que l’an dernier. La combinaison « tout inclus » (tournoi-repas-hébergement) typique de la communauté de Blood Bowl est très lourde pour l’organisation mais malgré quelques imprévus, tout s’est bien déroulé. Les participants seraient prêts à revenir pour une prochaine manifestation.


T.A.L.C.

Pour une première organisation par l’association d’un tournoi Warmachine/Hordes, c’est un format peu compétitif qui a été choisi, afin de se rôder pour organiser à l’avenir des évènements attirant plus de tournoyeurs. Ce système était l’un des plus pratiqués actuellement en France, la communauté est importante et exigeante. Après ce premier tournoi, les retours sont bons. La formule de repas chauds les midis et le fait que chaque participant reparte avec un lot ont été appréciés.


Le président rappelle également le nettoyage et la réorganisation de la salle effectués le 8 mai 2015. La majorité du stock de décors, des archives et des matériaux pour modélisme ont été stockés à la cave de la Maison des Associations. Un coin modélisme a été installé et les tables de jeux ont été réorganisées, permettant une table en plus. A cette occasion, des tables et des chaises ont été achetées.

Le Stone Troc a eu lieu le 5 juin 2015.

Pour 2016, le président évoque que la salle du Galion (Gerzat) a été réservée par l’association pour le week-end des 15 et 16 octobre. L’idée serait d’organiser différents tournois durant cette date en utilisant un seul et même lieu, et donc mutualiser les organisations de tournois. Des tournois de Blood Bowl, Warmachine/Hordes, Warhammer 40,000 et Warhammer Battle 9ème âge ont été évoqués. Cet événement n’interdit évidemment pas l’organisation d’autres évènements par les membres de l’association durant l’année 2016.

Le conseil d’administration constate que des efforts ont été faits par les membres de l’association concernant le rangement des décors et du coin modélisme après usage.
Cependant, le sol de la salle n’est pas nettoyé régulièrement et principalement par les mêmes personnes. Même constatation pour la sortie des poubelles (recyclage et commune).
Le conseil d’administration rappelle également que manger dans la salle est autorisé mais que les emballages type fast-food, carton de pizza ou kebab doivent être redescendus et mis à la poubelle prévue à cet effet dans la rue directement pour éviter de remplir trop vite les poubelles de la salle.
Des efforts sont donc demandés à tous pour que la salle reste propre.
?

Bilan Financier


Le trésorier énumère l’ensemble des dépenses et recettes pour l’année écoulée.

Dépenses    
Piles sonnette   6,60 €
Organisation MOW   62,00€
Course AG   31,85
Sous-Bock Arvern' Bowl   220,00€
Organisation Arvern' Bowl   2005,22
Achat Tables et chaises   269,50 €
Meuble vitrine + bac de rangement    144,77 €
Aspirateur   84,90 €
Assurance association   179,19 €
Etagère brico-depot   95,00 €
Accompte réservation salle TALC   150,00 €
Lampes + Ampoules   50,90 €
Organisation TALC   948,26 €
   
   4 248,19 €

Recettes   
Vente 5 polos   100,00 €
Vente Ecocup   
42 Cotisations 2015 a 10€   420,00 €
Arvern'Bowl 2014   2 393,47 €
Tournoi MOW   118,00 €
TALC   971,00 €
   
   4 002,47 €

Soit un résultat de -245,72 €.

Le résultat en déficit s’explique par les achats réalisés en début d’année 2015 pour la réorganisation de la salle (tables, chaises, étagères, meuble de rangement, matériel de nettoyage).
Tous les évènements organisés par l’association se sont retrouvés bénéficiaires.


Au 21 février 2016, la situation des comptes de l’association est la suivante :

-   Compte courant :   460,46€
-   Livret A :         6 781,38€
-   Compte buvette :   219,14€


Le bilan moral et financier a été approuvé par l’assemblée à l’unanimité.


Questions diverses


•   Horaires et jours d’ouverture

Il est demandé aux membres de ne pas oublier de vérifier qu’un porteur de clé soit présent avant de se présenter à la salle. Sinon, demander à un porteur de clé de lui emprunter pour ouverture. Sinon, attendre l’ouverture officielle prévue.

•   Achat d’une imprimante 3D par l’association

Proposition est faite par Belfoz, membre de l’association, de discuter sur l’acquisition d’une imprimante 3D qui pourrait être utilisée par les membres afin de réaliser, par exemple, des décors. Après discussion avec les membres et le conseil d’administration, la décision d’acheter une imprimante 3D n’est pas retenue dans l’immédiat, des doutes étant évoquées quant au rapport qualité/prix de cet achat, à sa fréquence d’utilisation et aux travaux que nous pourrions réaliser avec.

Un sujet est néanmoins ouvert sur le forum, afin de continuer à discuter de cette proposion.

•   Statique Lustrie, stockage et avenir

Il a été évoqué le cas du Statique-diorama Lustrie, récupéré et stocké par l’association depuis plusieurs années. Les ateliers municipaux de Gerzat (lieu du stockage actuel) ont demandé à ce qu’il soit évacué.
La question de savoir ce qu’il doit advenir de cette pièce a été posée. Les différentes solutions évoquées sont : stockage chez un membre ou un garde-meubles, vente, donation à un musée sur la figurine ou dépôt en déchetterie.

Aucune décision n’a été prise au moment de l’assemblée générale, un sujet sur le forum sera démarré afin de continuer la discussion.

•   Organisation de l’Inter-région 2016 Battle

Cet événement pourrait être organisé conjointement avec les clubs Rhônes-Alpes.


Renouvellement par élection du Conseil d’administration 2016


Le président rappelle que quatre membres du conseil d’administration sont sortants : Julien Boubet, Gilles Mathiaut, Thomas Throup et Nicolas Vermassen.
Les membres encore en cours de mandat sont : Jérémy Huant, Pierre-Renaud Lagarde, Pierre-Edouard Couret et Frédérick Vistosi.

Le nombre de votants présents ou représentés est de 34.


Se sont présentés comme candidats :

Nicolas Vermassen
Gilles Mathiaut
Germain Le Mort
Edouard Delaforge
Maxence Astier

Résultat des votes :

Nicolas Vermassen    – 29 votes
Gilles Mathiaut       – 31 votes
Germain Le Mort    – 21 votes
Edouard Delaforge    – 26 votes
Maxence Astier       – 17 votes

Vote nul : 1

Ont été élus au premier tour à la majorité plus un :

Nicolas Vermassen
Gilles Mathiaut
Germain Le Mort
Edouard Delaforge


A la suite de l’assemblée générale, le conseil d’administration s’est réuni et a défini comme suit les postes pour l’année 2016 :

-   Président : Nicolas Vermassen
-   Trésorier : Frédérick Vistosi
-   Secrétaire : Gilles Mathiaut
-   Membre : Jérémy Huant
-   Membre : Pierre-Renaud Lagarde
-   Membre : Pierre-Edouard Couret
-   Membre : Germain Le Mort
-   Membre : Edouard Delaforge

[Kaelis]

Merci pour le PV Gilles