Manifestations organisées par Stonehenge > Les Volcaniques 2018
Volcaniques 2018 - Le Débrief
Dreadaxe:
Si les membres et participants sont acceptés je passerai faire un tour.
Note qu'il serait très intéressant de mettre les liens des débriefings des différent forums ici et/ou sur l'événement facebook !
Brujah63:
Rackmar veut payer sa dette de la buvette, c'est quoi e numéro oú peut faire un virement?
Asclepios:
Comme convenu, voici un "petit" résumé de la réunion de cette semaine ou étaient conviés orgas, responsables buvettes et globalement tous les intéressés. :)
Alors, qu'est ce qui c'est dit?
- Rapport financier :
Tous les comptes ne sont pas encore figés mais on est grosso modo à un bénéfice de 300€ environ. Une belle réussite et pour fêter ça, deux appareils à croques ont été achetés pour le club. A utiliser lors des manif mais plus simplement lors de n'importe quelle journée au club.
- Les tournois :
Les retours sont très bons. Les joueurs sont content de l'orga et les différents formats de jeu ont bien fonctionné et les horaires ont été respectés.
Point assez clivant, les membres-joueurs. On a testé, franchement, l'expérience é a été source de pas mal de malentendus et il va vraiment falloir cadrer tout ça pour éviter les problèmes.
- La bouffe :
Sans conteste LE gros point fort de cette édition avec un super traiteur, une quantité et un rapport qualité prix vraiment top. Retours dithyrambiques de tous les participants.
- La buvette :
Grosse gestion des membres présents qui ont assuré un super taf. On a un peu vu grand avec les 10 futs de bière pour un mois de novembre. Mais pour le reste, ça a bien fonctionné également.
- Les goodies/lots/tombola :
Les joueurs ont appréciés et l'air de rien la tombola nous a apporté presque 200€. Un grand merci à PEC qui a vidé sont PEL-pitous pour l'occasion.
Les boutiques :
Là aussi, retours assez positifs. Daniel a fait son beurre tout en proposant des tarifs sympa pour les participants. La sculptrice a été un peu moins dévalisée mais elle apprécié d'être présente sur la manifestation. Quelques ventes ont d'ailleurs été réalisées.
Mais...
Le déroulement de la manifestation est donc très positif. Succès ludique, financier et organisationnel mais il y a un gros mais. Une fois avoir résumé les points positifs et nous être bien envoyés des fleurs, on a donc par la suite discuté de manière assez prolongée des points négatifs.
Si le samedi et le dimanche ont été très bien gérés. De même que le rangement et l'orga post manifestation, il n'en est pas de même de l'amont. Mais alors pas du tout.
L'orga logistique a été, je le reconnais extrêmement laborieuse. Orgas de tournois mis à part, qui ont parfaitement menés leur com pré-tournoi, tout a été préparé par PEC et moi. Seuls Thierry (qui a géré le traiteur) et Seb (qui s'est occupé de l'OMS) sont intervenus. J'avoue que ça fait vraiment pas mal de taf et surtout de temps. Ressource dont PEC et moi ne disposons vraiment pas en grande quantité.
L'inertie a été assez importante et malgré de multiples posts, demandes, rappels... J'ai vraiment eu la trouille vendredi et samedi matin que le week end soit une cata. En effet, on n'a pas su quasi jusqu'au dernier moment qui ferait quoi. Les courses ont été improvisées, la location des futs aussi, la réception des tables plus ou moins aussi. Ça aurait pu merder à tout moment et d'ailleurs, on a clairement senti une grosse tension dans les 15 jours avant le tournoi. J'ai du tailler à la hache plusieurs posts dans les différents sous forum afin de retirer du fofo certains propos n'ayant pas lieu d'être ici.
Une semaine avant les volcaniques, une réunion d'urgence a même été organisée chez moi afin que tout ne capote pas. Et heureusement, on a pu repartir sur des bases saines mais j'avoue que cette organisation m'a pas mal usé et je ne referai plus la même chose dans les mêmes conditions.
En gros, il n'est plus possible qu'une ou deux personnes soient quasi exclusivement effectrices et décisionnaires pour une manifestation de cette ampleur.
En conséquence de quoi, il faudra discuter en priorité lors de la prochaine AG de plusieurs points essentiels :
- Est-il possible de proposer des Volcaniques 4e édition?
- Et si réponse affirmative, comment rendre l'organisation moins pénible?
Comité d'organisation ou to-do list plus précise ont été évoqués mais il faudra en parler sérieusement afin de décider si le club a encore les épaules pour organiser des week end de 160 joueurs. Quoi qu'il en soit, une meilleure répartition des taches est indispensable. J'ai de moins en moins de temps et PEC aussi. En gros, nous passerions volontiers le relai.
Voila l'essentiel de ce qui s'est dit. La discussion a été franche et animée. L'AG sera le bon moment pour en parler tous ensemble et je vous y convie tous d'ors et déjà. ;)
Seb:
La réunion était intéressante.
La manifestation est une réussite, en tous cas, vue de l’extérieur. Tout ce qui devait être géré, l’a été.
De mon côté, j’ai pointé du doigt des couacs et donné mon avis pour que, si une nouvelle édition est initiée, son organisation soit simplifiée et plus digeste. Personne ne devait se sentir visé, on a fait ce que l’on a pu avec nos différentes contraintes.
Les membres sont habitués à ce que l’organisation soit bien gérée. Personne ne s’inquiète vraiment, ça roule…
De mon point de vu, pour un fonctionnement optimal correspondant à l’énergie disponible, il faudrait :
- To do List (Réservations, contacts, T3, goodies et récompenses éventuels, inventaires divers…)
- Liste de courses type
- Liste type des choses à amener pour la buvette et l’arbitrage
- Traiteur clé en main
- Manif dimensionnée par rapport aux tables dispos (Galion ou Galion + OMS)
Eventuellement :
- Jeux choisis et nombre de places dimensionnées par rapport à la certitude de remplissage
- Tombola gratuite (1 numéro par inscrit) permettant la distribution des lots donnés par les boutiques (évite la recherche de lots et l’énergie de vente de tickets)
Les outils sont indispensables pour éviter que 2 ou 3 orgas qui maîtrisent, se tapent tout le boulot. Cela permet aux membres de visualiser la somme et les délais du travail à effectuer afin qu’ils puissent proposer leur aide ou pour faciliter la délégation. C’est effectivement une vision optimiste. Tout le monde ne mettra pas la main à la pâte mais je reste convaincu que cela peut permettre à des gens de s’investir un peu plus.
Les outils, c’est bien mais il faut des chefs d’orchestres. S’il n’y a pas un (ou des) Orga général motivé, ça ne peut pas marcher.
S’il n’y a plus de membres moteurs qui ont la volonté de mener à bien les Volcaniques (PEC, KAz, Gilles, Thierry, Nico…), même avec les outils et la « main d’œuvre » nécessaires, une nouvelle édition ne sera effectivement pas possible en 2019.
Dans ce cas-là, il faudra se rendre à l’évidence que les Volcaniques ne pourront plus avoir lieu ou auront besoin de 2 ans pour se remettre en route.
Cela dépendra beaucoup de l’état de votre motivation en début d’année, une fois que la fatigue et le stress de la préparation se seront estompés. Je sais exactement ce que c’est, et je ne suis pas le seul J
De mon côté, comme certains d’entre nous, je peux prendre plus de tâches si l'aventure devait se poursuivre.
varag:
Compte rendu fidèle, je rajoute simplement qu'a été évoqué le fait de dissocier le bureau de l'organisation des événements.
En gros le bureau s'occupe de la gestion du club (et dans ce cas on a besoin que de 3 membre au bureau, cela résout un gros pb de manque de candidat chaque année à ces postes) et à chaque événement que l'on monte, on créé un comité avec un orga générale et des orgas délégués avec des to-do list pour les aider (retour d'expériences des événements précédents). Mais le président n'est pas responsable de facto de l'événement, sauf s'il se propose à la l'orga de l'événement bien sur ^^
Cela évite que les membre du club se repose tjs sur les mêmes personnes et demande de l'implication de chacun si de gros événements sont montés.
De mon point de vu purement personnel, on a frôlé la cata cette année et on abuses clairement du temps et de la bonne volonté de PEC et d'Asclepios. Pour moi, si on arrive pas à monter de manière clair (nominative) un comité d'organisation à l'AG de janvier, il n'est pas envisageable d'organiser des volcaniques en 2019.
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