Manifestations organisées par Stonehenge > Les Volcaniques 2018
CR de la réunion préparatoire du 04 mai 2018
Asclepios:
"Petit" CR de la réunion d'hier soir ou nous étions vraiment pas nombreux. Merci à ceux qui se se ont déplacés. :)
Tournois :
On a avancé sur les tournois. Chaque orga a donc le feu vert pour faire l'annonce du sien. Il serait cool de poster le nom choisi pour le tournoi et les retours dans la section dédiée. Le prix du PAF devrait si tout se passe bien être de 30€ mais pour assurer le coup, il a été demandé aux orgas de laisser la fourchette 30-35€ pour les tournois de deux jours, 20€ pour le tournoi du samedi seul et 15€ pour le tournoi du dimanche (devant finir plus tôt). Je poste aussi l'affiche de la bouffe pour attirer l'oeil. Il faut insister sur la venue du traiteur les deux jours et sur les soft offerts tout le week end. Quoi qu'il en soit, on va peaufiner le budget très rapidement afin de fixer le PAF clairement au plus vite.
Dans le détail :
- 40K : 36 joueurs (6 teams de 6)
- Blood Bowl : 32 joueurs
- GB : 32 joueurs
- Eden : 16 joueurs
- X-Wing : 16 joueurs le samedi
- Shadespire : 16 joueurs le dimanche
- Démo/Campagne Pulp Alley : 10 joueurs sur les deux jours
Chaque tournoi peut éventuellement être augmenté de quelques places selon l'engouement suscité. Le doute restant principalement sur 3 points : Eden pourra t-il se remplir avec l'open de Belgique en même temps? Peut on envisager 32 joueurs et donc deux jours pour X wing si la hype prend bien? Shadespire est-il viable?
A ces questions, je m'occupe de prendre la température sur le fofo Eden et je vais aller voir Luc de GW pour voir si une communauté locale est prête à se mobiliser pour Shadespire. Quand à X Wing, on va attendre de voir comment les pré inscriptions se passent et si ça monte vite, on pourra tenter de pousser à deux jours.
Seb et Eric vont tenter de mobiliser la communauté de Chartres pour Pulp Alley, ce qui nous ferait une dizaine de joueurs en plus pour un jeu peu gourmand en tables. Bonne initiative les gars.
9th age, c'est compliqué et ça bouffe énormément de tables et de décors. On va passer notre tour cette année mais vu que ça prend bien, pas impossible que ce soit une bonne option pour l'an prochain.
Budget :
Le traiteur est une super idée qui apporte clairement du qualitatif à la manif et permettra aux membres de participer aux parties. Mais ça a un cout (environ 4€ le repas l'an passé, on passe à 10€ cette année soit sur le week end 12€ d'augmentation à réduire à 10€ environ puisqu'on va rogner sur le budget goodies) et donc, en l'état, nous sommes dedans niveau équilibre financier de la manif. Plusieurs idées ont été émises et seront appliquées lors du tournoi :
- Tombola : c'est tout simple, contacter un magasin, probablement le Temple du Hobby pour le côté figs et Labyrinthe pour le côté jeu de société et leur proposer un stand. En échange de quoi, ils pourraient fournir quelques lots à faire gagner aux joueurs au moyen d'une tombola dont le ticket d'entrée reste à définir (2 ou 3 euros?). Des décors ou des figs non utilisés du club pour un paf à 1€ ont aussi été évoqués.
- Partenariat : Moyennant une banderole ou autre support publicitaire, contacter Carrefour pour sponsoriser les softs, niaks, petits dej et croques. Idem pour V&B pour la bière. Il faut un dossier pour cela, on voit ça avec K-Az.
- Laisser un chapeau à la buvette. Certes les softs sont gratuit mais un don ne sera pas refusé. Bon ça, c'est à voir, mais après tout, why not?
- Passage du croque à 1€ et globalement tout achat, niak, bière et donc croques seront à 1€ l'unité.
Si on arrive à faire tout ça, on sera bon pour un PAF à 30€ sinon on le montera à 35.
Tables :
Un peu comme tous les ans il faudra aller faire un saut au Galion pour voir si on est bon avec ça. Of course, contact de l'OMS à prévoir. Et si besoin, contacter Locavaisselle pour les tables manquantes mais je pense que ça ne devrait pas être nécessaire.
Communication :
Bon, ben maintenant faut mettre le paquet et faire feu de tout bois. Les orgas de tournoi sont invités à fixer leur règlement, trouver un nom qui claque à l'événement, le poster dans la section dédiée et communiquer sur les différents sites ou forums dédiés à leur jeu. Poster l'annonce T3 dès que possible serait aussi un bon point.
Ça permettra de voir la tendance et si on doit monter ou pas le nombre de places des tournois.
J'invoque donc :
@Rhazards pour 40K
@pOp pour BB
@Kaelis et @Brujah63 pour GB
@Janjak et @cynath pour X Wing
Asclepios et @Amaranth pour Eden
Shadespire et Pulp Alley seront un peu à part puisque non totalement cadrés pour le moment.
Bouffe :
Voici ce que le traiteur nous propose :
Buffet d’entrées froides :
Salades composées (ex : salade de pâtes, salade de crudités, ...)
Charcuterie
Plats chauds:
1 au choix avant la manifestation:
Jambon à l’os et Aligot
ou
Suprême de poulet au poivre vert, gratin dauphinois
ou
Pâté aux pommes de terre du Bourbonnais et jambon cru
ou
Bœuf bourguignon et pomme vapeur
Dessert :
Tarte aux fruits
Ou
Crème caramel
Ou
Gros choux chocolat
C'est un point fort de la manif qu'il faudra mettre en avant. On peut même proposer un vote pour le plat chaud (peut on changer de plat entre le samedi et dimanche ou sera-ce le même les deux jours @varag ?).
Conclusion :
Comme vous le voyez, y'a plus qu'à. Les choses ont bien avancées. Il faut maintenant communiquer un max pour qu'on connaisse au plus vite combien de joueurs sont à espérer. Les démarches de sponsorings vont être lancées. Je passe à Games, chez Laby et chez Daniel cette aprèm pour tâter le terrain.
Si vous avez des remarques et/ou d'autres idées que vous voudriez évoquer n'hésitez pas. :)
Amaranth:
Pour Shadespire j'avais l'intention d'aller voir Luc cet après-midi pour en savoir plus sur le kit Organised Play des GRand CLash.
Car apparemment il faut passer par les boutiques et revendeurs pour en avoir un.
Asclepios:
On peut s'y rejoindre si tu veux.
Amaranth:
Yep!
varag:
Je peux organiser le tournoi shadespire si besoin.
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