Manifestations organisées par Stonehenge > Les Volcaniques 2017

Réunion générale

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Asclepios:
Donc après visualisation du Doodle, mercredi 12 avril est la date la moins problématique. Pour ceux qui ne pourront pas être dispos notamment dans l'équipe orga @Deubeulle Ouane et @Rynnoceros . Déjà, c'est ballot mais faut bien fixer une date. Et n'hésitez pas à communiquer vos requêtes pour qu'on puisse en discuter.

Sinon, pour les autres nous devrons trancher les points suivants :
- Achat de tables de jeu
- Choix de la bouffe
- Choix des goodies et des lots
- Accueil des potentiels tournois extérieurs

Nous ne reviendrons pas sur l'orga des différents tournois qui a l'air de bien rouler malgré l'interrogation du nombre de participants par tournoi.

Début 20h, durée de grosso modo 2h comme souvent dans ce genre de soirée. Prévoyez vos parties avant ou après.  ;)
A mercredi.

pOp:
Malheureusement, j'ai un empêchement pour demain, je ne vais pas pouvoir venir à Gerzat. Bonne réunion les gens.

PEC:
Je ne pourrais certainement au final pas être présent ce soir... Pour être plus clair et honnête, depuis maintenant un mois, j'ai beaucoup moins de disponibilités personnelles par rapport à l'an passé, que ce soit les week-ends ou les soirs, pour passer du temps à cogiter dessus, ou même venir au club. La vraie vie sonne à la porte, donc les figurines passent vraiment au second voire troisième ou quatrième plan. Je dirais même que j'en suis à un mois de sevrage :D !
Du coup, j'ai beau faire, je n'arrive pas à dégager du temps pour préparer correctement cette nouvelle mouture, ni d'ailleurs à m'enthousiasmer dessus comme cela l'a été pour la première. Et ça ne va pas aller en s'arrangeant dans les mois à venir, j'en ai peur. Je n'arrive même plus à être dispo pour venir au club d'ailleurs  :'( (c'est K-Az qui a désormais la clé n°1 ;) ).
L'enthousiasme et le calme reviendront peut-être d'ici juillet... ou pas.

Bien entendu, je reste accessible et dispo sur le forum tous les jours, et vais m'occuper au max comme promis des plans de salle et des goodies/lots autant que je pourrais, et faire le rabat-joie sur toutes les supers idées de chacun (sinon c'est pas drôle ;) ). J'aiderai toujours du mieux que je pourrai @Asclepios @Deubeulle Ouane et @Lhord , mais là, pas trop la bonne période...

Mais ça ne m'empêche pas de dire ce que je pense pour ce que je peux pour la réunion de ce soir :D !

1- Achats de tables : compliqué. Entre les planches, les tréteaux, pas évident de trouver le bon truc qui tienne bien sur le long terme sans que ce soit trop galère à installer/désinstaller. Et où stocker le tout ? La cave ? Et le jour où on nous demande de tout vider ? A la limite, voir ce dont on dispose déjà comme plaques dans la salle et à la cave et acheter seulement des tréteaux pour les utiliser, on économise ainsi les plaques.

Acheter des tables ? Très/trop cher pour si peu d'utilisations. La moindre table "valise" est au-delà des 70€ souvent, et il en faudrait une pelletée.

Louer des tables ? A voir, c'est ce qu' on avait proposé la première fois. A cournon, il y a Locavaisselle, qui propose des 220x76 à 9€ la table. Je table sur 20 tables à louer, au besoin. En allant les chercher, ça impute le budget d'environ 2€ par joueur, pas la mer à boire si vraiment on est en rade. http://www.locavaisselle.net/location/tables
On avait parlé des tables de l'AIA également, mais c'est galère pour les prendre/les ramener...
On aura besoin également des tables des pompiers, s'ils veulent bien nous les relouer...

Mais il nous faudra plus de visibilité sur les présents pour savoir si on en a vraiment besoin ! Pour le moment, les 100 tables du Galion passent !

2 - Pour les goodies, et lots, voilà mes idées :
- coupes pour les vainqueurs, trophées multiples pour les prix de peinture, bâche, ... https://www.tropheesdiffusion.com/ là où j'avais commandé. Pas besoin de médailles car pas de tournoi en équipe, mais on peut se faire plaisir sur les trophées. On ne se prend pas la tête à chercher du lot, ou à acheter du lot.

- écocup nouvelle formule, à la fois pour les participants et pour le club. : http://www.ecocup.fr/fr/vente-de-gobelets/eco-40-30-35cl-3/ est la meilleure alternative je pense, même si leurs prix ne sont pas indiqués. Demande d'un devis à faire.
On pourrait reprendre ce que Ben avait fait pour le précédent, ou s'en inspirer. Par contre, on peut le prendre en verre glacé par exemple, histoire que la graduation serve (ou alors, on leur demande de l'enlever ;) ).

Chez l'Atelier du Gobelet ( http://www.atelierdugobelet.fr ), ils proposent un tour de cou porte-gobelet, pour environ 1€ le porte-gobelet, marqué au nom de Stonehenge. Ils proposent également des ecocups, mais ce sont des 33cl (les actuels sont des 40cl). A voir du coup pour une commande ou pas.

- 2 dés 6 offerts : http://www.chessex.com/Dice/Custom_Dice_Home.htm chez Chessex, les leaders mondiaux du truc. Il va falloir faire vite, on est déjà en retard. Il faut en gros 6 à 8 semaines pour les avoir une fois la commande finalisée chez eux (après essais). Je dirais que ce n'est pas indispensable en soi pour cette fois, on peut peut-être remettre à une autre fois. A voir ce qu'en pensent les gens.
La deadline est le 20 mai pour finaliser la commande, donc le 1er mai pour entamer les discussions.

- stylo + ouvre-bouteille, déjà financés de l'an dernier.

Autres idées : Sous-bock pour l'ecocup.

Avec trophées + écocup + tour-de-cou + stylo + ouvre-bouteille, on est à 5€ en gros, comme l'an passé.

3- Choix de la bouffe :
- salade niçoise géante à répartir par personne + plaques de pizzas + dessert pour le samedi, et à voir pour le dimanche.
- à voir si ouvert le soir ou pas
- service de croque-monsieurs tout le week-end + gniacks.
- boissons gratuites, bière à 1€

Peut-être à ce soir ! :)

Asclepios:
Hop hop hop !!

Voici un résumé pour ceux qui n'ont pas pu venir des décisions prises hier. On a bien avancé et tout est plus ou moins calé. Il faudra maintenant que les tâches s'accomplissent.  :)

Parmi les sujets débattus :

- Tables :
pas d'achat de tables. Trop peu souvent utiles et surtout un problème de stockage. Pour le moment, on devrait être moins nombreux que l'an passé et en l'état, il n'est même pas certain qu'on en ai besoin. Si c'est le cas, nous ( @sebmicard ou moi) nous occuperons de louer ce qui pourrait manquer à Locavaisselle, qui livre et dont les coordonnées sont en lien dans le post de PEC.
@Ghost  va reserver les tables et le perco des pompiers. On ne devrait pas souffrir de l'absence des tables de l'OMS.

- Tournois annexes :
Un mail générique va être rédigé par @Kaelis  afin de proposer aux distributeurs d'Eden, de Briskars et de X Wing de participer à la manifestation. Ils acceptent, c'est bien, sinon, tant pis.

- Goodies :
Plébiscite pour une nouvelle fournée de gobelets. L'option du tour de cou porte gobelet a bien plus donc il va falloir décider d'une commande. Soit tout chez l'atelier du gobelet, soit une commande séparée écocup pour les gobelets et atelier du gobelet pour les tours de cou. Et tant qu'à faire, autant tenter des gobelets transparents pour changer un peu.
Les coupes, idem, le plan est bon et sera maintenu.
Les dés ont été discutés et sont plus vu comme un investissement global de l'association que comme un goodie. Donc ok mais budget séparé pour que les membres puissent aussi en acheter. Pas d'urgence pour cet achat là dans tout les cas.
Du coup, @PEC , tu gardes le lead là dessus? Sinon, tu me dis, je m'en occuperai.  ;)

- Bouffe :
Plébiscite là aussi pour un retour du sandwich qui avait fait fureur (aie B)) l'an passé. Les membres dispos sont chauds pour  remettre la main à la pâte. En gros on refait tout pareil que l'an passé avec comme simples modifs : un seul type de viande, à savoir de la dinde, adaptation des quantités achetées au nombre de joueurs avec limitation des viennoiseries du matin à 3 par joueur sur les deux matins. Le listings des courses de l'an passé a été conservé par @K-Az, on pourra donc le réutiliser easy.
Pour le reste, idem, open bar sur les softs et croques & binouze à 1 euros. Il faudra contacter V&B pour prévoir les futs (7 a priori). Pour les dessert @ulfwerner a un plan pour des plaques de tartes 10 personnes à moins de 10€.
Les végans se verront proposer la pelouse autour du Galion mais leur PAF sera réduit de 5€.
La liste des courses sera donc à fignoler mais cela ne pourra être fait que quand on sera au clair sur le nombre de participants.

- Proposition de repas le samedi soir :
@K-Az a trouvé un super plan à proposer pour le samedi soir. Le traiteur de Gerzat (Dumont) propose des repas complets et livrés à la salle pour 10 euros. Aucun benef là dessus, c'est du prix coutant mais on peut proposer aux joueurs et membres de l'asso de payer ce repas pour une soirée conviviale à la salle. Possibilité qui plait pas mal aux orgas des différents tournois.
Par contre, il faut se secouer les rognons pour réserver le traiteur (genre ce week end). K-az tu as carte blanche pour cela. A priori, il faut un chèque de caution. Si tu peux t'en occuper, c'est top, sinon, j'en poste un demain matin, comme tu préfères. A vu de nez on peut assurer au minimum 50 repas en nous comptant, ce sera plus proche des 100 à mon avis. Si on l'annonce tôt, les joueurs préféreront manger avec nous.

- @Lhord qui habite proche de la salle se propose de fermer et d'ouvrir la salle afin d'étendre l'ouverture du samedi soir jusqu'à 2h du matin pour divers jeux. Dans la mesure ou il y a une petite équipe de chez nous pour assurer le fonctionnement, cette proposition a été acceptée.


Les choses sont désormais fixées. De mon côté je m'occupe de réserver le camion pour la journée du vendredi et le lundi aprem. je m'occupe également du contrat de location et du chèque de caution pour la réservation du galion.


On avance bien, maintenant, faut que les tournois se remplissent. Et pour ça, n'hésitez pas à faire de la com' sur les différents fofo. Et si vraiment, il le faut, on engagera une strip teaseuse pour la soirée du samedi.  >:D

Amaranth:
Dès qu'on a le mail type je m'occupe d' Happy Game Factory.
Je me repropose pour un nouveau design de goblelet dès qu'on est fixé sur lequels on part.

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