Histoire de faire une mise à jour après une réunion au sommet ce samedi à Jozerand-city entre les 3 orgas :
-
salle : de visu, très bien. Possède une deuxième salle plus petite, pour manger. On va voir pour essayer de coller un max de table pour monter le nombre d'inscrits, le succès des préinscriptions (38) étant un peu
à 5 mois du tournoi ! Bon, préinscriptions seulement, mais préinscriptions quand même, fait plaisir
!
Seul bloque le nombre de tables actuellement, K-Az va voir pour avoir des tables supplémentaires auprès de la mairie.
Un bon point pour la salle, des fenêtres ! Ça permettra une aération en fin de journée pour éviter que ça sente trop la foire aux bestiaux !
-
prix du tournoi : augmentation à 25€ : puisqu'on a 50€ de plus de location avec la délocalisation, on arrivait dans le budget prévisionnel à 20+ € de frais pour chacun des 32 participants. Donc un petit up nous permet d'avoir un brin de marge pour les repas/ptits dejs histoire de ne pas se mettre dans le rouge avant le tournoi, et d'offrir un peu mieux !
Qu'on soit clair, ce n'est pas l'inscription en elle-même qui peut faire la réussite financière ou non d'un tournoi (bon 0 inscriptions, on est d'accord, on est dans le rouge de 150 €, mais on peut faire un bon gueuleton dans la salle ce week-end là !).
Si bénéfices il y a, ils se feront sur la buvette. A ce sujet, surveiller les prix et les promos des supermarchés, quitte à acheter les boissons avant et les stocker, car peur qu'à promocash, au final, on soit pas moins cher qu'ailleurs...
Pour transparence, estimation non-exhaustive des frais par joueur pour le tournoi (sur une base de 32 joueurs) :
- location de la salle [150 €] : 4.69 €
- lot : ~5 €
- repas midi S+D : 6 à 7 € par repas.
- bienvenue S+D (café + 4/4) : 0.5 €
soit une estimation de 22 à 24 € par joueur, en espérant pouvoir tirer un peu sur les prix
-
décors : va falloir recouper de la colline, de la forêt, des haies et repeindre par-dessus. Appel aux volontaires en septembre au plus tard, une soirée devrait suffire. J'ai commencé à couper d'anciennes collines Battle plus du tout utilisées à la taille du SR (ce qui permet d'en faire plusieurs par colline) pour exemple. On se cale sur le SR + le Pentacle, 6 à 8 décors par table. A voir ce qu'il faut en plus.
-
objectifs : on va préparer suffisamment d'objos et de flags pour pouvoir au cas où en fournir aux gens (en gros, impression papier et collage sur carton). Penser à ajouter quand même dans le règlement de venir avec 1 objo et 1 flag par personne. Pour les zones, à voir avec des protèges-cahiers colorés.
-
orga : wmhstonehenge@gmail.com adresse générique, pourra servir pour d'autres events WMH. Nico s'occupe de réceptionner les listes, je réceptionne les chèques, on poste sur la taverne histoire de tout centraliser.
-
dodo : possibilité de dormir dans la salle, mais confort sommaire. Pas de douche, juste lavabo. A voir pour possibilité de dormir chez les orgas mais 1/2 heure de route (Clermont) donc prévoir de ne pas beaucoup dormir (orga = premier arrivé).
-
repas du midi : on part sur 6-7€ par personne par repas, soit 14€ sur le séjour. Plat chaud et dessert, le tout acheté en rayon traiteur. Voir pour une part de fromage. Possibilité de vin en cubis. On aura besoin de quelques motivés pour aider au coup de bourre.
-
repas du soir : pas de repas préparé. On peut proposer aux gens de réserver (et d'y participer) pour un resto à
la Mangoune sur Riom , ou de se débrouiller par eux-mêmes (Riom, Combronde). Si beaucoup de gens veulent se débrouiller, proposer (plus tard) pourquoi pas pour commander des pizzas (sur Combronde) et manger dans la salle pour profiter du samedi soir.
-
buvette : classique, jus de fruits/sodas et quelques gniaks. Penser à des bouteilles d'eau. Possibilité d'avoir une tireuse de la bière qu'on offrira en lot aux participants. A voir selon les tarifs. Pression = permettrait d'écouler de l'écocup en même temps.
-
petit déjeuner : possibilité de commander en même temps que l'inscription un petit-déjeuner pour le dimanche, voire pour le samedi. Moins cher que dans les hôtels. Formule à 2€ avec café/thé, 2 viennoiseries, jus d'orange (prix de revient ~1 €, petit bénéf
)
Cela permet de savoir ainsi les quantités avant le jour J.
Formulaire d'inscriptions : en plus du traditionnel prix d'entrée, il leur faudra préciser :
- arrivée à la salle : vendredi soir /samedi matin
- logement : hôtel / salle
- samedi soir : +1 pour resto auvergnat / se débrouiller seul
- samedi matin : petit-déjeuner : oui/non
- dimanche matin : petit-déjeuner : oui/non
A voir pour le vendredi soir si beaucoup arrivent ou pas. Mettre une heure max pour le vendredi soir style 23h (need dodo quand même !).
@ Dread : peux-tu voir le post de HudsonH sur le sujet, il a semble-t-il un souci avec son compte T3... mdp oublié me semble d'après ce qu'il raconte... 
