Pour mieux vous expliquer comment se crée un event de cette taille, et surtout comment se décide l'organisation logistique, des tournois et autres petites choses qui font tout le charme d'un tel week-end (à savoir courir partout, finir sur les rotules, etc
)
- PRIX DES TOURNOIS -Il a été décidé, pour des raisons pratiques notamment, que l'inscription aux 4 tournois serait la même, et qu'elle serait de
25 €.
Nous avons d'abord fait une estimation à la louche de nos dépenses prévisionnelles pour ce tournoi, établi un semblant de budget basé sur nos derniers tournois, regardé dans les 4 systèmes de jeu la tendance actuelle en prix, et réalisé nos estimations.
Pour ce que nous souhaitons offrir en terme de qualité, ce prix nous a paru le plus juste.
Il faut savoir que nous avons une épée de Damoclès au-dessus de nos têtes, à savoir la location éventuelle de tables. Si l'engouement pour nos tournois n'est pas là (moins de 80 joueurs au total), ou si nous avons au final suffisamment de tables, cela nous permettra d'augmenter la qualité des prestations des repas, des boissons, des éventuels goodies ou lots... si malheureusement, nous devons nous résoudre à louer de la table (entre 5 et 8€ par joueur), parce qu'il y a moins de tables que prévues au galion, ou parce que nous sommes débordés devant l'engouement (!), cela nous permettra de ne pas sacrifier sur ce qui a été prévu.
- DECOMPOSITION DU PRIX -Participation aux Frais Logistiques :- location de la salle + caution
- assurance éventuelle supplémentaire (à voir avec la mairie)
- location éventuelle de tables
- location éventuelle d'une tireuse à bière + caution possible
Participation aux Frais de Bouche :- 2 petits-déjeuners les samedi et dimanche matin
- 1 goûter le samedi après-midi et éventuellement le dimanche après-midi
- 1 repas le samedi midi (actuellement, formule sandwich + crudités + dessert + à-côtés chauds)
- 1 repas le dimanche midi (actuellement, formule sandwich + crudités + dessert + à-côtés chauds)
- vin servi aux repas de midi uniquement (à voir)
- accès libre aux boissons non alcoolisées froides et chaudes tout le week-end
- matériel additionnel obligatoire (sopalin, PQ, couverts, assiettes...)
Participation aux Tournois : même s'il s'agit pour la plupart d'achats qui serviront le club, en cas de futurs possibles tournois, il faut aussi prendre en compte ces dépenses pour le moment :
- sa participation au tournoi (dingue, non ?)
- achat de matériaux pour fabrication de décors, ou achat de décors
- achat de moquettes supplémentaires, ou de nappes jetables au cas où nous ne trouverions pas d'offre acceptable
Participation aux Lots : (*)
- goodies (notamment un gobelet Stonehenge qui lui sera remis à son arrivée et lui servira tout le tournoi pour boire)
- participation aux trophées des premiers
- un lot par personne
* : voir autre post sur le sujet
Pour l'instant, hors location de table (et de mémoire) nous arrivons à un budget de 15-18 € environ par personne si tous les tournois sont remplis. Ce prix varie selon le remplissage des tournois.
Moins il y aura de participant, plus le ratio par joueur de sa participation aux frais du tournoi et aux lots augmenteront, alors que le prix de frais de bouche restera assez fixe.
Exemple, la location du Galion nous revient à 350€ + caution + assurance. Pour 200 joueurs, cela représente 1.75€ par joueur. Pour 100 joueurs, 3.50€. Pour 70 joueurs, 5€.
N'est pas compris dans le prix les boissons alcoolisées, qui elles doivent être vendues (bière, vin...).
Cet événement ne sera donc pas vraiment bénéficiaire. On ne peut s'attendre aux bénéfices d'une GNF par exemple, ne serait-ce que parce que la buvette sera gratuite. Les seules choses pour l'instant en vente hors boissons alcoolisées seraient : goodies supplémentaires, snacks, hot-dogs.
Mais, si nous n'avons pas de location de table, nous pouvons pourquoi pas étendre la gratuité aux barres chocolatées et autres friandises, ou augmenter l'offre pour les repas, prévoir un goûter plus conséquent... ou augmenter le nombre de lots... bref, rien n'est figé.
L'idéal pour ce premier événement pour nous n'est pas de chercher à faire des bénéfices, mais bien plus d'atteindre l'équilibre. Bref, chercher le juste milieu !
Merci de votre lecture !
